1. Делопроизводство
  2. Архивное дело
  3. Делопроизводство и архивное дело

Делопроизводство и архивное дело

В зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов:

  • центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций;
  • центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
  • объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
  • архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

Архивы могут различаться в зависимости от подлежащего хранению в архиве состава документации:

  • архив управленческой документации;
  • научно-технический архив;
  • аудиовизуальный архив;
  • архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

К основным решаемым задачам архива организации относятся:

  • комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
  • учет и обеспечение сохранности документов;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов;
  • подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

  • ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
  • принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
  • учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
  • создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
  • организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
  • проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
  • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
  • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Перечень документов которыми оперирует архив в работе:

 

Тэги: 
альбом
архив
делопроизводство

Популярные документы

Последние обновления

Смотрят сейчас