Опись электронных документов постоянного хранения

Опись электронных документов постоянного хранения – документ, содержащий в себе перечень всех электронных документов, содержащихся в архиве организации или в самостоятельных государственных и ведомственных архивах.

Существуют условия хранения электронных документов:

• наличие в архиве специальных программно-аппаратных средств для их хранения, воспроизведения или копирования, перезаписи в иные форматы, а так же для необходимости передачи информации, содержащейся в документах посредством каналов связи;
• обеспечение свободного доступа к информации определенных категорий пользователей, и при этом защита информации от несанкционированного доступа посторонних лиц;
• обеспечение надлежащего режима хранения такого типа документов, который исключает утрату, искажение и уничтожение.

Опись электронных документов постоянного хранения должна содержать подробную информацию о конкретном деле, а именно: регистрационный номер единицы хранения, заголовок единицы учета, дату его создания, объем, выраженный в Мбайтах, количество записей, находящихся на одном носителе, состав текстовой сопроводительной документации, если таковая имеется. Опись в обязательном порядке должна быть подписана руководителем архива или иным уполномоченным должностным лицом, с расшифровкой их подписей.