Итоговая запись к номенклатуре дел организации

Итоговая запись к номенклатуре дел организации – документ, содержащий информацию относительно количества заведенных дел как постоянного, так и временного хранения.

На всех предприятиях по окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел принято заполнять итоговую запись относительно количества единиц хранения. Информация, которую необходимо представить в данном документе:

  • сроки хранения конкретного документа (постоянного, временного свыше 10 лет, временного до 10 лет включительно);
  • итоговое количество документов каждого вида хранения;
  • количество переходящих документов, а так же документов с отметкой «ЭПК».

Сведения, отображенные в документе, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению. Это касается всех случаев передачи документов в архивы, независимо от того каким является архив: ведомственный, государственный или же собственный архив организации. В подтверждение того, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел делается соответствующая отметка. Так же документ после отображения всех необходимых данных в обязательном порядке подписывается уполномоченным работником архива (как правило, руководителем архива), с указанием его должности и расшифровкой подписи.