Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

Акт о необнаружении документов

Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны – документ, применении которого необходимо в случае, если конкретные документы не были обнаружены в архиве предприятия.

При необходимости обнаружить необходимые документы, уполномоченными лицами архива предприятия применяются всевозможные меры по розыску документов. В случае, если розыски не приносят положительных результатов, существует необходимость снятия конкретных документов с учета. В данном случае появляется необходимость составления соответствующего акта.

При составлении документа следует зафиксировать следующие данные о документах: номер описи, а так же номер единицы хранения и его заголовок, крайние даты документа, количество листов или же время звучания, метраж (для документов, зафиксированных в электронном виде или на аудио-, видеопленке). В обязательном порядке следует отобразить предполагаемые причины отсутствия документов. В случае, если существует возможность восполнить утраченные материалы некоторыми единицами хранения, необходимо отобразить номера этих документов, а так же более подробную информацию.

Акт должен быть подписан руководителем архива предприятия или же иным лицом, ответственным за архив. В случае внесения каких-либо изменений в учетные документы архива, данный факт так же следует подтвердить подписью лица, ответственного за сохранность документов архива предприятия.