Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования

Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования – документ, составление которого необходимо для учета движения единиц хранения, как страхового фонда, так и фонда пользования в архиве предприятия.

Данные, которые необходимо отобразить в документе:

• наименование организации, а так же его архива;
• номер тома книги;
• период, за который представлен данный учетный документ;
• дата поступления или же выбытия единиц хранения страхового фонда;
• название, регистрационный номер, а так же дата документа, на основании которого поступили или выбыли единицы хранения страхового фонда;
• дата копирования документов;
• номера фондов, а так же описей;
• количество единиц хранения подлинников, которые включены в единицу хранения страхового фонда;
• количество поступивших и выбывших единиц хранения страхового фонда;
• количество поступивших и выбывших единиц хранения фонда пользования.

В книге необходимо зафиксировать общее количество поступивших единиц хранения в страховой фонд, а так же фонд пользования и далее - выбывших документов из вышеперечисленных фондов. Документ подписывается руководителем архива, а так же должностным лицом, составившим годовую итоговую запись с обязательной расшифровкой подписей этих лиц.