Список фондов

Список фондов – документ, составление которого является необходимой мерой при наличии в архиве организации двух и более фондов, в которых хранятся нужные документы.

Архивный фонд вносятся в список фондов при первом его формировании. Каждому фонду присваивается порядковый номер по списку фондов, соблюдая хронологическую последовательность его поступления. Следует иметь в виду, что к номеру фонда, который подлежит передаче на постоянное хранение, необходимо добавить через дробь номер, присвоенный государственным архивом после момента передачи ему части фонда. В случае, если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру необходимо добавить индекс «ОЦ». Название фонда необходимо внести в список с титульного листа описи. Объединенный архивный фонд фиксируется под обобщенным названием объединенного архивного фонда. Список фондов в обязательном порядке должен быть прошнурован, заключен в твердую обложку, его листы необходимо предварительно пронумеровать и составить лист-заверитель.

Список фондов должен быть подписан руководителем архива или лицом его замещающим и содержать расшифровку подписей. Позже к списку фондов составляется итоговая запись на каждое 1 января календарного года, в которой указываются общее количество поступивших и выбывших фондов.