Акт приема-передачи документов на государственное хранение

Акт приема-передачи документов на государственное хранение

Акт приема-передачи документов на государственное хранение – документ, применяющийся при приеме или передаче документов или иных единиц хранения в государственный архив с целью постоянного хранения.

Передача документов на хранение в государственный архив происходит по причине истечения срока хранения документов, ликвидации, реорганизации предприятия и т.д. В акте должно быть зафиксировано наименование организации, передающей документы на постоянное хранение, а так же наименование государственного архива, который принимает документы и их страховые копии на хранение. В справочном аппарате следует отобразить информацию о документах, подлежащих приему-передаче: название и номер описи, а так же количество экземпляров описи, количество принятых государственным архивом дел страховых копий. В случае, если в ходе приема-передачи документов в них были выявлены некоторые особенности, их следует зафиксировать в предназначенном для этого поле «Примечания».

Акт приема-передачи документов на государственное хранение должен отображать наименование должностных лиц предприятия, производивших передачу единиц хранения, а так же лиц со стороны государственного архива, осуществляющих прием документов, отображая при этом расшифровку их подписей.