Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию – документ, отображающий информацию относительно архива организации, его состоянии, размещении, площади, загруженности и иных параметров, в котором хранится вся управленческая документация.

Данный паспорт подлежит составлению всеми организациями, имеющими архив в двух экземплярах, один из которых передается в государственный архив, а второй находится в деле конкретной организации.

Состав показателей паспорта:

• количество всех фондов, в случае, если фондирование документов, которые находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно;
• площадь отдельного помещения (выраженная в кв. м);
• при наличии архивохранилища необходимо отобразить показатель его загруженности, предварительно выяснив его вместительность;
• количество документов постоянного хранения, а так же по личному составу;
• начальная (крайняя) дата документов, имеющих срок хранения;
• количество документов, имеющие постоянный срок хранения;
• количество документов, находящихся в архиве сверх установленного срока;
• среднее количество документов, которые образуется в делопроизводстве организации за каждые последние 5 лет.

Паспорт в обязательном порядке требует подписи руководителя архива, а так же непосредственного руководителя организации с обязательной расшифровкой их подписей.