Акт проверки наличия и состояния дел фонда

Акт проверки наличия и состояния дел фонда – документ, применяющийся при необходимости произвести проверку наличия, а так же состояния документов постоянного и временного хранения, а так же дел по личному составу.

Документ составляется на основании проведения проверок (плановых или внеплановых), при перемещении документов, в случае стихийных бедствий. Необходимо указать время проведения проверки, зафиксировать фамилию, имя и отчество председателя комиссии и всех ее членов. Далее следует перечислить то, что было установлено комиссией в ходе проверки:

• количество дел, которые числятся в архиве предприятия, включая описи;
• количество документов, которые не были обнаружены в ходе проверки;
• количество дел, имеющих литерные номера (не учтенные в итоговых записях, а так же не перечисленных, но учтенные в итоговых записях);
• количество документов, в которых были пропущены номера (не учтенные, а так же не перечисленные, но учтенные в итоговых записях);
• количество неправильно положенных дел, которые относятся к другим фондам;
• количество дел, включенных в описи;
• количество дел, не включенные в описи;
• общее количество документов по фонду: требующие дезинфекции, реставрации, дезинсекции, переплета и подшивки, требующие восстановление затухающих текстов, неисправимо поврежденных документов, требующие технической обработки.

В конце документа следует привести общую характеристику состояния, а так же условий хранения документов, включая основные отрицательные явления в условиях хранения документов. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии.