Дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения – документ, содержащий информацию о делах, имеющих длительные сроки хранения, в котором отображаются предельные даты хранения таких документов в архиве предприятия, государственных и ведомственных архивах.

Все законченные делопроизводством дела постоянного, а так же временного хранения после окончания определенного периода, в котором они были сформированы (иногда в конце календарного года) должны быть подготовлены к оформлению, после чего подлежат учету. Это является необходимой мерой для обеспечения сохранности таких документов, а так же необходимо для эффективного использования в структурных подразделениях в течение всего оперативного периода до момента передачи документов в архив.

Для определения сроков хранения конкретного документа необходимо провести экспертизу ценности дел в структурных подразделениях, в ходе которой осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. При этом одновременно проверяются полнота и качество номенклатуры дел организации, а так же правильность определения сроков хранения документов.

Дело постоянного и временного хранения в обязательном порядке после составления должно содержать подпись уполномоченного работника архива структурного подразделения или организации в целом с расшифровкой должности и подписи.