Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения – документ, представляющий собой систематизированный перечень заголовков документов, хранение которых свыше 10 лет, который предназначенный для учета дел и оперативного поиска таких документов в организации.

Данные, которые необходимо отобразить в документе:

  • номер фонда, а так же описи;
  • период, за который составляется документ;
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела и его заголовок;
  • крайние даты документа;
  • предельный срок хранения дела;
  • количество листов, находящихся в документе;
  • итоговое количество внесенных в опись единиц хранения;
  • указание литерных и пропущенных номеров;
  • какие-либо примечания к документам.

В некоторых организациях описи дел временного хранения могут не составляться вовсе. Это связано с отсутствием соответствующих документов в архиве организации. Так же в некоторых организациях может быть составлена опись дел со специальной документацией, к которой относятся следственные и судебные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и т.д.

Опись дел временного хранения печатается в двух экземплярах. После этого документ подписывается уполномоченным работником архива организации с обязательным отображением должности и расшифровкой его подписи.