Акт об обнаружении документов

Акт об обнаружении документов – документ, применяющийся при необходимости оформить факт обнаружения единиц хранения, которые не относятся к конкретному архиву предприятия или не были учтены ранее.

Документ составляется на основании инвентаризации или же проверки (как плановой, так и внеплановой) хранилищ, архивов предприятия. При обнаружении не учтенных документов необходимо подробно отобразить о них информацию: номер документа, его заголовок, а так же шифр, если таковой имеется. Далее так же следует отобразить наименование фонда или же структурного подразделения, к которому относится обнаруженный документ. В случае, если в ходе проведения проверки были выявлены какие-либо особенности можно зафиксировать их разделе документа «Примечания». В конце документа следует зафиксировать общее количество обнаруженных документов.

Акт об обнаружении документов, которые не зафиксированы в архиве или фонде предприятия требует подписи со стороны руководителя архива предприятия или иного уполномоченного лица. В учетные документы так же могут вноситься изменения. В данном случае документ должен быть подписан руководителем архива предприятия с обязательной расшифровкой его подписи. Утверждается акт непосредственным руководителем предприятия.