Акт об образовании объединенного архивного фонда

Акт об образовании объединенного архивного фонда – документ, применяющийся при решении руководителя предприятия создать объединенный архивный фонд на предприятии.

Данный документ должен отображать наименование всех фондов на предприятии, которые объединяются в один. При этом следует зафиксировать количество единиц хранения (документов), которые числятся в каждом из фондов, а так же общее количество документов и описей, зафиксированных на момент создания единого архивного фонда на предприятии, года за которые данные единицы хранения представлены. В акте так же должны быть перечислены все виды проведенных работ, сопровождающие объединение архивов предприятия (каталогизация дел, выявление документов, которые требуют реставрации и т.д., кроме описания самих документов). В случае, если были обнаружены документы, которые не подлежат хранению, они должны быть возвращены владельцу. Количество этих документов, а так же количество лет, на которые они передаются должно быть отображено в акте. Существует необходимость составить научно-справочный аппарат, зафиксировав в данном акте его предисловие, оглавление и указатели.

Акт об образовании объединенного архивного фонда в обязательном порядке должен быть подписан нескольким должностными лицами, выполняющие работу по объединению нескольких архивов предприятия, а так же лицами, которые приняли результаты работы. Документ после составления подписывается руководителем вновь созданного архивного фонда.