Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) в автотранспорте представляет собой систему документального оформления и контроля поступления, расхода и списания топлива и иных ГСМ при эксплуатации транспортных средств организации.
Правильно организованный учет ГСМ позволяет обеспечить сохранность материальных ценностей, контролировать расход топлива и формировать достоверные данные бухгалтерского учета.
Что входит в систему учета ГСМ
Система учета ГСМ включает в себя взаимосвязанные документы и процедуры, которые охватывают весь цикл использования топлива — от заправки до списания.
- нормирование расхода топлива;
- учет заправок и поступления ГСМ;
- учет фактического расхода топлива;
- контроль перерасхода;
- списание горюче-смазочных материалов.
Нормирование расхода топлива
Нормирование расхода топлива используется для внутреннего контроля и анализа расхода ГСМ. Нормы устанавливаются организацией самостоятельно с учетом рекомендаций и условий эксплуатации транспорта.
Порядок нормирования и связанные документы подробно рассматриваются в материале «Нормы расхода топлива».
В процессе нормирования применяются следующие документы:
- акт контрольного замера нормы расхода топлива;
- расчет нормы расхода топлива;
- приказ об утверждении норм расхода топлива.
Учет заправок и поступления топлива
Поступление топлива и иных ГСМ в организацию может осуществляться за наличный расчет, по топливным картам или по договорам с поставщиками топлива.
Для учета заправок и операций по топливным картам применяются следующие документы:
Учет фактического расхода топлива
Фактический расход топлива определяется на основании данных эксплуатации транспортных средств и оформляется первичными учетными документами.
Основным документом, подтверждающим использование топлива при эксплуатации автотранспорта, является путевой лист.
Сводная информация о расходе топлива формируется в отчете о движении горюче-смазочных материалов.
Подробный перечень применяемых журналов и учетных регистров приведен в материале «Журналы и регистры учета ГСМ».
Контроль перерасхода топлива
При выявлении превышения фактического расхода топлива над установленными нормами проводится анализ причин перерасхода.
Для документального обоснования отклонений используется служебная записка о перерасходе топлива, которая прикладывается к учетным документам.
Списание горюче-смазочных материалов
Списание топлива и иных ГСМ производится по итогам отчетного периода на основании данных учета и нормирования.
Основным документом, оформляющим списание, является акт списания горюче-смазочных материалов.
Акт списания оформляется с учетом данных путевых листов, отчетов о движении ГСМ и утвержденных норм расхода топлива.
Локальные нормативные документы
Для закрепления порядка учета и нормирования расходов ГСМ в организации разрабатываются локальные нормативные акты.
К таким документам относится положение о нормировании и учете расходов ГСМ, которое устанавливает единые правила документооборота и контроля.
Особенности учета ГСМ в отдельных случаях
Порядок учета горюче-смазочных материалов может отличаться в зависимости от статуса организации, условий эксплуатации транспорта и отрасли деятельности.
- учет ГСМ в бюджетных учреждениях;
- учет ГСМ в сельском хозяйстве;
- учет ГСМ при аренде транспорта;
- учет ГСМ у индивидуальных предпринимателей.
Итог
Учет ГСМ в автотранспорте представляет собой связанную систему документов, в которой каждый элемент выполняет определенную функцию и используется в составе единого учетного процесса.
Применение взаимосвязанных документов позволяет обеспечить прозрачность расхода топлива, контроль отклонений и корректное списание ГСМ в бухгалтерском учете.