Служебная записка о перерасходе топлива
Служебная записка о перерасходе топлива применяется для документального обоснования отклонений фактического расхода топлива от установленных норм расхода топлива в организации.
Документ используется в системе учета ГСМ при выявлении перерасхода топлива по данным путевых листов, расчетов норм и учетных регистров.
Для чего составляется служебная записка
Служебная записка о перерасходе топлива оформляется в целях:
- объяснения причин перерасхода топлива;
- документального подтверждения отклонений от норм;
- принятия управленческих решений по результатам анализа перерасхода;
- обоснования списания топлива сверх установленных норм.
Документ является внутренним и используется совместно с материалами, регулирующими нормирование расхода топлива .
Когда требуется служебная записка
Служебная записка составляется в случаях, когда фактический расход топлива превышает установленную норму по результатам отчетного периода или отдельного рейса.
Как правило, документ оформляется при подготовке акта списания горюче-смазочных материалов и прикладывается к нему в качестве обосновывающего документа.
Кто составляет служебную записку
Служебная записка может составляться:
- водителем транспортного средства;
- механиком или инженером по транспорту;
- иным ответственным должностным лицом.
Документ адресуется руководителю организации или иному уполномоченному лицу для рассмотрения и принятия решения.
Какие причины перерасхода указываются в записке
В служебной записке указываются фактические обстоятельства, повлиявшие на увеличение расхода топлива, в том числе:
- изменение маршрута движения;
- работа в сложных дорожных или климатических условиях;
- длительные простои с работающим двигателем;
- неисправности транспортного средства;
- выполнение дополнительных служебных заданий.
Причины перерасхода сопоставляются с установленными нормами, утвержденными приказом об утверждении норм расхода топлива .
Связь с расчетами и учетными документами
При анализе перерасхода используются данные:
Служебная записка учитывается при принятии решения о списании топлива в пределах нормы либо о признании перерасхода обоснованным.
Форма служебной записки
Унифицированной обязательной формы служебной записки о перерасходе топлива не установлено.
Документ оформляется в произвольной форме с указанием причин перерасхода, расчетных данных и реквизитов должностных лиц и используется в рамках системы учета ГСМ в автотранспорте .