Путевой лист — это документ учета работы транспортного средства и водителя. Но нужен он не всегда и не всем. Обязанность оформления путевого листа зависит от того, как используется автомобиль, какой это транспорт и в каком режиме выполняются поездки.
Ниже — простая логика, которая поможет понять, требуется ли путевой лист именно в вашей ситуации и какой вид документа применяется.
Когда путевой лист обязателен
Путевой лист требуется, если автомобиль используется для выполнения служебных, производственных или коммерческих задач и по нему необходимо учитывать:
- работу водителя (время, смены, рейсы);
- использование транспортного средства;
- расход топлива и горюче-смазочных материалов;
- выполнение заданий по перевозке.
Как правило, путевой лист оформляют при:
- перевозке грузов или пассажиров;
- использовании служебного транспорта;
- коммерческой эксплуатации автомобиля;
- учете расходов на топливо;
- проведении предрейсовых осмотров.
Обязательные реквизиты путевого листа
Независимо от формы бланка, путевой лист должен содержать обязательные реквизиты, позволяющие подтвердить факт эксплуатации транспорта.
- наименование и номер документа;
- срок действия путевого листа;
- сведения о транспортном средстве;
- данные о водителе;
- показания одометра;
- отметки о выпуске и возвращении транспорта;
- подписи ответственных лиц.
Отсутствие обязательных реквизитов может поставить под сомнение учетные данные при проверках.
Общий порядок заполнения путевого листа
Путевой лист заполняется до начала эксплуатации автомобиля и закрывается после завершения рейса или смены.
- перед выездом указываются данные о водителе и автомобиле;
- фиксируется техническое состояние транспорта;
- в процессе работы отражаются маршруты и пробег;
- по возвращении подтверждается окончание работы.
Конкретный порядок может отличаться в зависимости от вида транспорта и формы учета.
Когда путевой лист не требуется
Путевой лист может не оформляться, если:
- автомобиль используется исключительно в личных целях;
- поездки не связаны с выполнением трудовых или коммерческих задач;
- не требуется учет рабочего времени водителя и ГСМ;
- авто не используется в деятельности организации или ИП.
На практике граница между личным использованием автомобиля и служебными поездками часто вызывает вопросы — особенно при проверках.
От чего зависит необходимость путевого листа
Чтобы точно понять, нужен ли путевой лист, важно учитывать три ключевых фактора:
- Тип транспортного средства — легковой, грузовой, автобус, спецтехника.
- Режим использования — служебные поездки, коммерческие перевозки, собственные нужды.
- Кто использует автомобиль — организация, индивидуальный предприниматель, водитель по договору.
В зависимости от этих условий применяются разные виды путевых листов, а также отличаются порядок заполнения, срок действия и требования к учету документов.
Кто обязан оформлять и заполнять путевой лист
Оформление и заполнение путевого листа возлагается на лицо, ответственное за эксплуатацию транспортного средства. На практике это зависит от порядка работы в организации или у ИП.
- водитель — в части сведений о рейсе и пробеге;
- диспетчер или ответственное лицо — при централизованном учете;
- индивидуальный предприниматель — при эксплуатации автомобиля лично;
- назначенное приказом лицо — при использовании служебного транспорта.
Ключевое значение имеет не должность, а обязанность обеспечить корректный учет работы транспорта.
Как правильно заполнить путевой лист
После того как определено, что путевой лист обязателен, важно правильно оформить документ и избежать ошибок при заполнении.
Подробный порядок заполнения путевого листа, обязательные реквизиты и ответственность за оформление рассмотрены в отдельном материале.
Выберите вашу ситуацию
Чтобы разобраться точнее, перейдите к соответствующему разделу:
- Путевой лист грузового автомобиля
- Путевой лист легкового автомобиля
- Путевой лист автобуса и такси
- Путевой лист спецтехники и строительных машин
Дополнительные условия и риски
- Путевой лист для индивидуальных предпринимателей
- Путевой лист для собственных нужд и личного автомобиля
- Путевой лист при аренде автомобиля
- Срок действия путевого листа
- Медосмотр и техконтроль в путевом листе
- Штрафы за отсутствие путевого листа
- Журналы учета путевых листов
После того как вы определите, в какой ситуации требуется путевой лист, в соответствующем разделе будет указано, какой именно бланк применяется и почему.