При аренде автомобиля вопрос о необходимости путевого листа возникает почти всегда — независимо от того, арендуется транспорт у физического лица, организации или ИП.
Обязанность оформления путевого листа зависит не от самого факта аренды, а от того, кто и как использует автомобиль после передачи его в пользование.
Для общего понимания, в каких случаях путевой лист обязателен в принципе, см. когда требуется оформление путевого листа.
Когда путевой лист при аренде обязателен
Путевой лист требуется, если арендованный автомобиль используется в служебной или предпринимательской деятельности и по его эксплуатации ведется учет.
- автомобиль используется для служебных поездок;
- выполняются перевозки грузов или пассажиров;
- ведется учет рабочего времени водителя;
- списываются расходы на топливо и эксплуатацию;
- автомобиль используется в деятельности ИП или организации.
В этих случаях путевой лист оформляется на период фактического использования автомобиля.
Когда путевой лист может не требоваться
Путевой лист, как правило, не нужен, если арендованный автомобиль используется исключительно для личных нужд и не задействован в хозяйственной деятельности.
- поездки физического лица для личных целей;
- отсутствие служебных заданий;
- не ведется учет топлива и рабочего времени.
Однако при аренде автомобиля для бизнеса такие ситуации встречаются редко.
Кто оформляет путевой лист при аренде
Путевой лист оформляет та сторона, которая фактически использует автомобиль и организует его эксплуатацию.
- арендатор — если автомобиль используется в его деятельности;
- водитель — в рамках установленных правил учета;
- ответственное лицо — при централизованном учете транспорта.
Арендодатель, как правило, не оформляет путевой лист, если не участвует в эксплуатации автомобиля.
Особенности аренды с экипажем и без экипажа
При аренде без экипажа вся ответственность за эксплуатацию автомобиля и оформление путевого листа возлагается на арендатора.
При аренде с экипажем порядок оформления путевого листа определяется условиями договора и тем, какая сторона фактически организует работу транспорта и водителя.
Связанные ситуации
- Путевой лист для индивидуальных предпринимателей
- Путевой лист для собственных нужд и личного автомобиля
- Срок действия путевого листа
- Штрафы за отсутствие путевого листа
- Журналы учета путевых листов
Если автомобиль арендуется для ведения деятельности, путевой лист оформляется по тем же правилам, что и для собственного транспорта. Ключевое значение имеет не форма аренды, а фактический характер использования автомобиля.