Журналы учета путевых листов используются для систематизации и контроля движения путевых листов в организации или у индивидуального предпринимателя.
Необходимость ведения журнала зависит от режима эксплуатации транспорта, количества автомобилей и порядка внутреннего учета.
Общие правила, когда оформление путевого листа обязательно, рассмотрены отдельно — см. когда требуется оформление путевого листа.
Для чего ведутся журналы учета путевых листов
Журнал учета путевых листов позволяет:
- контролировать выдачу и возврат путевых листов;
- фиксировать даты и номера документов;
- связывать работу водителей и транспортных средств;
- обеспечивать прозрачность учета при проверках.
На практике журнал используется как вспомогательный учетный инструмент, а не как самостоятельный первичный документ.
При проверках журнал учета используется для подтверждения последовательности оформления путевых листов и сопоставления данных по водителям и транспортным средствам.
Нумерация путевых листов
Путевые листы подлежат нумерации в целях учета и контроля движения документов.
- нумерация может вестись сквозным способом;
- номер присваивается при выдаче путевого листа;
- допускается отдельная нумерация по каждому автомобилю;
- выбранный порядок должен быть единым и последовательным.
Нумерация облегчает контроль и используется при заполнении журналов учета.
Когда журнал учета путевых листов обязателен
Журнал учета требуется, если в организации или у ИП:
- используется несколько транспортных средств;
- работает несколько водителей;
- путевые листы оформляются регулярно;
- необходимо контролировать движение документов.
В таких случаях журнал позволяет избежать ошибок, утраты документов и претензий при проверках.
Когда журнал может не вестись
Журнал учета, как правило, не требуется, если:
- используется один автомобиль;
- путевые листы оформляются нерегулярно;
- учет транспорта ведется в упрощенном виде;
- отсутствует обязанность внутреннего контроля.
Однако даже в этих случаях ведение журнала может быть полезным для систематизации учета.
Какие журналы используются на практике
В зависимости от вида деятельности применяются разные журналы учета:
- Журнал учета движения путевых листов (форма 8) — применяется в организациях.
- Журнал регистрации путевых листов индивидуального предпринимателя — используется ИП при регулярной эксплуатации транспорта.
Связанные ситуации
- Когда путевой лист обязателен
- Путевой лист для индивидуальных предпринимателей
- Срок действия путевого листа
- Штрафы за отсутствие путевого листа
Если вы сомневаетесь, нужно ли вести журнал учета путевых листов, ориентируйтесь на фактический объем использования транспорта и требования внутреннего контроля, а не только на формальное наличие бланка.