Путевой лист легкового автомобиля используется не во всех ситуациях. Необходимость его оформления зависит от того, как именно используется автомобиль, кто является его владельцем и в каких целях совершаются поездки.
Ниже приведена базовая логика, которая поможет понять, нужен ли путевой лист для легкового автомобиля и какой вид документа применяется в конкретной ситуации.
Для общего понимания, в каких случаях путевой лист обязателен в принципе, см. когда требуется оформление путевого листа.
Когда путевой лист легкового автомобиля обязателен
Путевой лист требуется, если легковой автомобиль используется в служебной или предпринимательской деятельности и по его эксплуатации необходимо вести учет.
- служебные поездки работников организации;
- использование автомобиля для выполнения рабочих заданий;
- учет рабочего времени водителя;
- подтверждение расходов на топливо и эксплуатацию;
- использование автомобиля в деятельности ИП.
В этих случаях путевой лист служит первичным учетным документом и используется при внутреннем контроле и проверках.
Когда путевой лист может не оформляться
Путевой лист, как правило, не требуется, если легковой автомобиль используется исключительно в личных целях и не задействован в деятельности организации или ИП.
- личные поездки физического лица;
- отсутствие служебных заданий;
- нет учета топлива и рабочего времени;
- автомобиль не используется для получения дохода.
На практике вопросы чаще всего возникают, когда используется личный автомобиль работника или автомобиль оформлен на организацию, но применяется нерегулярно.
От чего зависит выбор формы путевого листа
Для легковых автомобилей применяется несколько форм путевых листов. Выбор конкретного бланка зависит от:
- статуса владельца автомобиля (организация или ИП);
- характера использования транспорта;
- требований внутреннего учета;
- необходимости фиксировать маршруты и пробег.
Основные формы путевых листов для легковых автомобилей
На практике применяются следующие формы:
- Путевой лист легкового автомобиля по форме 3 — наиболее распространенный вариант для организаций.
- Путевой лист легкового автомобиля по форме 16 — используется в ведомственных и специализированных структурах.
- Путевой лист легкового автомобиля по форме 16а — применяется в отдельных служебных и ведомственных случаях.
- Путевой лист легкового автомобиля для ИП (форма ПЛ-1) — используется индивидуальными предпринимателями.
Военный и ведомственный путевой лист
В отдельных структурах применяются ведомственные и военные формы путевых листов, которые отличаются от гражданских бланков.
Такие документы используются в воинских частях и ведомственных организациях и оформляются по специальным формам, например формам 16 и 16а.
Использование ведомственных форм ограничено соответствующими структурами и не применяется в гражданском учете.
Особые ситуации
В ряде случаев для легкового автомобиля действуют дополнительные условия, которые важно учитывать при оформлении путевого листа.
- Путевой лист для индивидуальных предпринимателей
- Путевой лист для собственных нужд и личного автомобиля
- Путевой лист при аренде автомобиля
- Срок действия путевого листа
- Медосмотр и техконтроль для водителей
- Штрафы за отсутствие путевого листа
- Журналы учета путевых листов
Если вы сомневаетесь, нужно ли оформлять путевой лист для легкового автомобиля, ориентируйтесь на цель поездок и порядок использования транспорта, а не только на формальное название бланка.
При нестандартных условиях эксплуатации (аренда автомобиля, использование для собственных нужд, совмещение личных и служебных поездок) применяются дополнительные правила оформления путевых листов.