Журнал учета топливных карт

Журнал учета топливных карт применяется для регистрации выдачи, использования и возврата топливных карт, используемых для безналичной заправки транспортных средств горюче-смазочными материалами.

Документ относится к внутренним учетным регистрам и используется в системе учета ГСМ для контроля движения топливных карт и операций по ним.

Для чего ведется журнал учета топливных карт

Журнал учета топливных карт ведется в целях:

• контроля выдачи топливных карт водителям и ответственным лицам;
• учета операций по заправке транспортных средств;
• обеспечения сохранности топливных карт;
• сопоставления данных поставщиков топлива с внутренним учетом.

Журнал используется в рамках системы учета ГСМ в автотранспорте .

Когда применяется журнал

Журнал учета топливных карт применяется организациями, использующими безналичный способ приобретения топлива по договорам с топливными компаниями и операторами АЗС.

Ведение журнала позволяет контролировать операции по топливным картам при последующем оформлении акта списания горюче-смазочных материалов .

Какие сведения отражаются в журнале

В журнале учета топливных карт, как правило, указываются следующие данные:

• номер и наименование топливной карты;
• дата выдачи карты;
• фамилия, имя, отчество водителя или ответственного лица;
• марка и государственный (инвентарный) номер транспортного средства;
• лимиты по карте (при наличии);
• дата и объем заправки топлива;
• остаток лимита или топлива;
• дата возврата или блокировки карты.

Связь с другими учетными документами

Данные журнала учета топливных карт используются при формировании учетных и отчетных документов по ГСМ.

• путевые листы ;
• акт списания горюче-смазочных материалов ;
• отчет о движении горюче-смазочных материалов .

Информация по операциям топливных карт сопоставляется с данными поставщиков топлива и бухгалтерского учета.

Форма журнала

Унифицированной обязательной формы журнала учета топливных карт законодательством не установлено.

Журнал ведется в произвольной форме на бумажном носителе или в электронном виде и применяется совместно с документами, регулирующими порядок учета ГСМ в организации.