Путевой лист грузового автомобиля применяется не во всех случаях эксплуатации грузовика. Необходимость его оформления зависит от того, для каких целей используется транспорт, кто является владельцем и в каком режиме выполняются перевозки.
Ниже — базовая логика, которая поможет определить, нужен ли путевой лист именно для вашего грузового автомобиля и к какому виду документа следует обращаться.
Если требуется общее понимание, когда путевой лист обязателен в принципе, см. когда требуется оформление путевого листа.
Когда путевой лист грузового автомобиля обязателен
Путевой лист требуется, если грузовой автомобиль используется в рамках хозяйственной или предпринимательской деятельности и по его работе необходимо вести учет.
- перевозка грузов за плату;
- выполнение договорных обязательств по доставке;
- служебные перевозки организации;
- учет рабочего времени водителя;
- подтверждение расходов на топливо и эксплуатацию.
В этих случаях путевой лист используется как первичный учетный документ и может быть запрошен при проверках.
Когда путевой лист может не оформляться
Путевой лист, как правило, не требуется, если грузовой автомобиль не используется для коммерческих перевозок и не задействован в деятельности организации или ИП.
- перевозка личного имущества для собственных нужд;
- разовые непредпринимательские поездки;
- отсутствие учета топлива и рабочего времени водителя.
На практике такие ситуации встречаются редко, так как большинство грузовых автомобилей используются именно в хозяйственной деятельности.
От чего зависит выбор формы путевого листа
Для грузовых автомобилей не существует одного универсального бланка. Выбор формы зависит от нескольких условий:
- характер оплаты работы автомобиля и водителя;
- продолжительность рейса;
- число заказчиков за смену;
- статус владельца транспорта (организация или ИП).
Можно ли вести путевой лист грузового автомобиля в электронном виде
В том числе при использовании учетных систем и программ.
Законодательство допускает ведение путевых листов в электронном формате, при условии соблюдения требований к обязательным реквизитам и возможности подтверждения данных при проверках.
На практике электронный формат используется как способ внутреннего учета, при этом при проверках может потребоваться распечатка или выгрузка документа.
Выбор электронного формата не отменяет обязанность корректного заполнения путевого листа.
Основные виды путевых листов для грузовых автомобилей
На практике для учета работы грузового транспорта применяются следующие формы:
- Путевой лист грузового автомобиля по форме 4-С — используется при сдельной оплате перевозок.
- Путевой лист грузового автомобиля по форме 4-П — применяется при повременной оплате работы.
- Путевой лист грузового автомобиля по форме 4-М — используется при междугородних перевозках.
- Путевой лист грузового автомобиля для ИП (форма ПГ-1) — применяется индивидуальными предпринимателями.
Особые ситуации
В ряде случаев для грузового автомобиля действуют дополнительные условия, которые важно учитывать при оформлении путевых листов.
- Путевой лист для индивидуальных предпринимателей
- Срок действия путевого листа
- Медосмотр и техконтроль для водителей грузового транспорта
- Штрафы за отсутствие путевого листа
- Журналы учета путевых листов
Если вы сомневаетесь, какая форма путевого листа подходит в вашей ситуации, ориентируйтесь не на название бланка, а на условия эксплуатации грузового автомобиля.
При нестандартных условиях эксплуатации (аренда, собственные нужды, индивидуальный предприниматель) применяются отдельные правила оформления путевых листов.