Учет горюче-смазочных материалов при аренде транспортных средств зависит от условий договора аренды и распределения обязанностей между арендодателем и арендатором.
Для правильного учета ГСМ необходимо определить, какая сторона несет расходы на топливо и каким образом подтверждается его использование.
От чего зависит порядок учета ГСМ при аренде
Порядок учета горюче-смазочных материалов при аренде транспорта определяется:
- видом аренды транспортного средства;
- наличием или отсутствием экипажа;
- условиями договора аренды;
- фактическим использованием транспорта.
Аренда транспортного средства без экипажа
При аренде транспортного средства без экипажа расходы на топливо, как правило, несет арендатор.
В этом случае арендатор:
- устанавливает нормы расхода топлива;
- оформляет путевые листы;
- ведет учет расхода ГСМ;
- оформляет списание топлива.
Порядок нормирования и списания применяется на общих основаниях и рассматривается в материалах по нормированию расхода топлива .
Аренда транспортного средства с экипажем
При аренде транспортного средства с экипажем порядок учета ГСМ зависит от условий договора аренды.
Если расходы на топливо несет арендодатель, учет ГСМ ведется арендодателем и отражается в его учете.
Если договором предусмотрено, что топливо оплачивает арендатор, он ведет учет ГСМ и оформляет списание на основании полученных документов.
Документы для учета расхода ГСМ
Для подтверждения расхода топлива при аренде транспортных средств используются первичные учетные документы.
- путевые листы ;
- чеки и накладные на приобретение топлива;
- отчет о движении горюче-смазочных материалов .
Нормирование и контроль расхода топлива
При учете ГСМ у арендатора применяются нормы расхода топлива, установленные в организации.
В случае превышения норм оформляется служебная записка о перерасходе топлива .
Списание топлива при аренде транспорта
Списание горюче-смазочных материалов производится по итогам отчетного периода на основании данных учета.
Основным документом для списания является акт списания горюче-смазочных материалов , оформленный с учетом условий договора аренды.
Связь учета ГСМ при аренде с общей системой учета
Учет ГСМ при аренде транспортных средств является частью общей системы учета ГСМ в автотранспорте и применяется совместно с нормированием расхода топлива и контролем перерасхода.