Реестр описей

Реестр описей – документ, требующий своего составления при наличии двух или же более описей и, тем самым, служит для систематизации описей в архиве предприятия.

Информация, отображающаяся в реестре описей:

• дата начала и окончания ведения данного учетного документа;
• номер фонда, а так же регистрационный номер описи;
• название описи;
• количество дел, зафиксированных в описи как постоянного, временного хранения, так и дел по личному составу;
• крайние даты всех перечисленных документов;
• количество листов в конкретной описи;
• количество экземпляров описи;
• какие-либо примечания, касающиеся конкретной описи и занесенных в нее документов.

Описи вносятся в реестр в хронологической последовательности их поступления, соблюдая при этом их порядковые номера. В конце описи следует отобразить общее количество описей, зафиксированных в данном реестре (как цифрами, так и прописью), а так же общее количество из них дел постоянного хранения, временного, а так же документов по личному составу. Реестр описей должен быть подписан уполномоченным работником архива организации (как правило, им является руководитель архива или лицо его временно замещающее), а так же в обязательном порядке содержать расшифровку подписи заинтересованного лица.