Письмо контрагенту используется для официального и делового общения между организациями и индивидуальными предпринимателями. Такое письмо направляют для согласования условий сотрудничества, уведомлений, запросов, предложений, а также для фиксации позиции по договорным отношениям.
Формат письма контрагенту выбирается в зависимости от цели обращения и стадии взаимодействия сторон: от нейтрального делового письма до формализованного требования.
В каких ситуациях пишут письмо контрагенту
Письмо контрагенту направляют, когда необходимо согласовать условия договора, уведомить об изменениях, запросить информацию, направить предложение, напомнить об обязательствах или зафиксировать договорённости в письменной форме.
Какие письма используют
Для переписки с контрагентами применяются различные виды официальных и деловых писем.
- Деловое письмо — базовая форма делового общения;
- Официальное письмо — при формализованных уведомлениях;
- Письмо-запрос — для получения информации;
- Письмо о сотрудничестве — при деловых предложениях;
- Письмо-напоминание — при необходимости напомнить об обязательствах;
- Письмо-требование — если требуется формализовать требование.
Как выбрать формат письма
Выбор формата зависит от цели письма и характера отношений между сторонами. На начальном этапе обычно используют деловые и информационные письма, при нарушении обязательств — уведомления и требования.
Оформление письма контрагенту
Письмо должно быть составлено в деловом стиле, с указанием реквизитов сторон и чёткой формулировкой цели обращения. Рекомендации по структуре и оформлению приведены в материалах Структура письма и Реквизиты и оформление письма.
Юридическая значимость переписки
Переписка с контрагентом может использоваться для подтверждения договорённостей, уведомлений и требований. Юридическая значимость зависит от способа направления письма и фиксации его получения.
Подробно эти вопросы рассмотрены в материалах Юридическая значимость писем и сообщений, Юридическая сила электронной почты и Как использовать переписку как доказательство.
Если переписка ведётся по электронной почте
Чаще всего письмо контрагенту направляется по электронной почте. В этом случае важно корректно оформить тему, текст и вложения. См. Как написать электронное письмо.
Связанные материалы
- Официальные письма — общие правила формального общения;
- Письма про деньги и расчёты — если обращение связано с оплатой или обязательствами;
- Как написать письмо.