Официальное письмо

Официальное письмо — это форма письменного обращения, используемая в деловой и административной переписке между организациями, должностными лицами и контрагентами. Официальное письмо оформляется с соблюдением установленных требований к структуре, реквизитам и внешнему виду и применяется для передачи информации, уведомлений и формальных сообщений.

Что важно учитывать при оформлении официального письма

Важно понимать, что письмо является формой передачи информации, а его эффективность зависит не только от содержания, но и от корректного оформления. В рамках данного материала основное внимание уделяется именно форме официального письма, то есть требованиям к его структуре, реквизитам и внешнему виду.

Официальные письма, как правило, оформляются на специальных бланках, соответствующих установленным стандартам. Такие бланки содержат обязательные реквизиты, которые располагаются в строго определенном порядке и обеспечивают единообразие деловой переписки.

Назначение официального письма

Официальное письмо используется для формального обращения к организациям, должностным лицам и контрагентам. В зависимости от цели обращения применяются разные виды официальных писем.

Как выбрать подходящий вид письма в конкретной ситуации, рассмотрено в материале Официальные письма.

Бланк и компоновка официального письма

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами. В настоящее время типографские бланки используются реже, поскольку письмо со всеми реквизитами может быть подготовлено и распечатано с использованием офисной техники.

Официальное письмо условно состоит из «рамы» письма и основного текста. Рама содержит сведения об организации-отправителе, ее адресах, контактных данных, регистрационных номерах и иных идентификационных данных. Бланки могут иметь угловое или продольное расположение реквизитов.

Оформление бланка должно соответствовать принципам технической эстетики. Верхняя часть документа, как правило, содержит больше визуальной информации, тогда как нижняя обеспечивает устойчивость восприятия текста.

Реквизиты официального письма и требования стандартов

Реквизиты являются обязательными признаками документа и устанавливаются стандартами и нормативными актами. В настоящее время требования к оформлению официальных писем определяются ГОСТ Р 30-2003.

Стандарты устанавливают форматы документов, размеры полей, конструкционную сетку формуляра и правила размещения реквизитов. Такая унификация позволяет ускорить восприятие информации и упростить обработку документов.

Введение формуляра-образца позволяет централизованно изготавливать бланки, снижать затраты на оформление документов и облегчать визуальный поиск информации.

Для официального письма, как правило, рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. государственный герб (для государственных организаций);
2. логотип или эмблема организации;
3. код организации по ОКПО (при наличии);
4. код документа по ОКУД (при наличии);
5. полное и сокращенное наименование организации;
6. почтовый и юридический адрес;
7. контактные телефоны и факс;
8. банковские реквизиты;
9. дата документа;
10. регистрационный номер;
11. ссылка на входящий документ (при наличии);
12. адресат;
13. заголовок к тексту;
14. текст письма;
15. подпись;
16. фамилия и телефон исполнителя.

При необходимости дополнительно указываются адреса электронной почты и официальные сайты организации.

Совокупность реквизитов официального письма образует его формуляр. При этом официальное письмо является единственным видом документа, на котором не указывается его наименование, в отличие от актов, приказов, решений и иных документов.

Требования к оформлению официальных писем могут отличаться в зависимости от внутренних правил организации, однако государственные и муниципальные учреждения обязаны соблюдать требования действующих ГОСТов.