Официальные письма используются для формального общения с организациями, контрагентами, государственными органами и должностными лицами. Такие письма применяются, когда требуется зафиксировать позицию, уведомить адресата, запросить информацию или оформить деловое обращение.
Официальное письмо отличается нейтральным тоном, чёткой структурой и соблюдением правил делопроизводства. Выбор конкретного вида письма зависит от цели обращения и характера отношений между сторонами.
Выберите цель официального письма
- Обратиться в организацию — если требуется направить официальное обращение или уведомление;
- Написать контрагенту — при деловых и договорных отношениях;
- Вести деловую переписку — для регулярного официального общения.
Какие документы используются
В зависимости от задачи применяются различные виды официальных писем.
- Официальное письмо — базовая форма формального обращения;
- Деловое письмо — для коммерческого и делового общения;
- Письмо-запрос — если необходимо получить информацию;
- Письмо-приглашение — при официальном приглашении;
- Письмо о смене реквизитов — для уведомления о важных изменениях;
- Пресс-релиз — для официального информирования.
Как оформить официальное письмо
При подготовке официального письма важно соблюдать структуру, корректно указывать реквизиты и формулировать цель обращения. Подробные рекомендации приведены в материалах Структура письма и Реквизиты и оформление письма.
Юридическая значимость официальных писем
Официальные письма могут использоваться как способ уведомления и фиксации позиции сторон. Их юридическая значимость зависит от способа направления и подтверждения получения.
Подробно эти вопросы рассмотрены в материалах Юридическая значимость писем и сообщений и Юридическая сила электронной почты.
Если переписка ведётся по электронной почте
Официальные письма часто направляются по электронной почте. В этом случае важно правильно оформить тему, текст и вложения. См. Как написать электронное письмо.
Связанные материалы
- Письма про деньги и расчёты — если обращение связано с оплатой или обязательствами;
- Как написать письмо — базовый выбор формата и подхода.