Деловое письмо

Деловое письмо — это форма письменного общения, используемая в деловой переписке между организациями и контрагентами. Деловое письмо оформляется с соблюдением установленных требований к структуре, реквизитам и внешнему виду и применяется для передачи информации, предложений, запросов и уведомлений в рамках деловых отношений.

Общие требования к оформлению делового письма

Деловое письмо является официальным представителем организации в переписке, поэтому важно не только содержание письма, но и его корректное оформление. В рамках данного материала основное внимание уделяется требованиям к форме делового письма и правилам его оформления.

Бланк делового письма

Деловое письмо, как правило, оформляется на официальном бланке организации. Бланк содержит постоянные реквизиты, позволяющие идентифицировать отправителя и обеспечить корректную обработку письма адресатом.

На бланке могут быть указаны:

• наименование организации;
• почтовый адрес;
• контактные телефоны и факс;
• адрес электронной почты и официальный сайт;
• логотип и иные идентификационные элементы.

Наличие этих данных позволяет адресату быстро определить отправителя и подготовить ответ.

Поля страницы

Деловое письмо должно иметь установленные поля страницы. Как правило, левое поле составляет около 3 сантиметров, правое — около 1,5 сантиметра. Поля необходимы для подшивки документа и возможных служебных пометок.

Регистрационный номер

Регистрационный номер делового письма используется для учета и последующего поиска документа. Номер, как правило, включает дату регистрации и порядковый номер письма.

При подготовке письма-ответа указывается также номер и дата входящего письма, на которое дается ответ.

Пример:

Исх. № 546 от 28.07.2028 на вх. № 321 от 25.07.2028

Адресат и обращение

Сведения об адресате размещаются в верхней части письма и включают должность, наименование организации и фамилию, имя, отчество получателя. Обращение оформляется в тексте письма в вежливой форме.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт и интервал

Шрифт делового письма должен быть единым по всему тексту и удобочитаемым. На практике чаще всего используется шрифт Times New Roman размером 12 пунктов с одинарным межстрочным интервалом.

Допускается изменение размера шрифта при необходимости улучшения читаемости.

Нумерация страниц

Если объем делового письма превышает одну страницу, страницы подлежат нумерации. Нумерация позволяет сохранить последовательность документа, особенно при наличии приложений.

Номер страницы, как правило, размещается в нижнем правом углу.

Информация об исполнителе

В деловом письме рекомендуется указывать сведения об исполнителе — лице, ответственном за подготовку письма. Это позволяет адресату оперативно связаться с компетентным сотрудником.

Информация об исполнителе включает фамилию, имя, отчество и контактный телефон, при необходимости — адрес электронной почты.

Приложения к письму

При наличии приложений информация о них указывается в тексте письма перед подписью. Приложения могут иметь общую нумерацию с основным письмом или отдельную.

Пример:

К данному письму прилагаются документы на 3 листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ — 2 экз.;
2. счет-фактура.

С уважением,
Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка»
Васильева Н.К.

Как подготовить текст делового письма

Рекомендации по составлению текста, выбору формулировок и примеры деловых писем приведены в материале Как написать письмо.

Если деловое письмо направляется по электронной почте, следует учитывать особенности электронной переписки. Подробнее см. Как написать электронное письмо.