Электронное письмо используется для деловой и официальной переписки с организациями, контрагентами и частными лицами. В отличие от бумажного письма, email требует особого внимания к теме сообщения, структуре текста и оформлению вложений.
Корректно составленное электронное письмо помогает быстрее донести суть обращения и снижает риск недопонимания в переписке.
С чего начать электронное письмо
Перед отправкой письма важно определить цель сообщения и адресата. Электронное письмо должно быть кратким, структурированным и понятным без дополнительных пояснений.
Тема электронного письма
Тема письма должна кратко отражать его содержание. По теме адресат должен понимать, о чём письмо и требует ли оно срочной реакции.
Не рекомендуется оставлять тему пустой или использовать общие формулировки без указания сути обращения.
Текст электронного письма
Текст письма обычно состоит из обращения, основной части и заключения. В основной части формулируют цель письма, требования, предложения или информацию.
Важно избегать излишне длинных абзацев и неформального стиля, если переписка носит деловой или официальный характер.
Вложения к электронному письму
Если к письму прикладываются файлы, об этом следует прямо указать в тексте письма. Названия файлов должны быть понятными и отражать их содержание.
Не рекомендуется отправлять вложения без пояснений или с названиями файлов, не позволяющими определить их содержание.
Подпись и контактные данные
В конце электронного письма указывают имя отправителя, должность, организацию и контактные данные. Это позволяет адресату быстро идентифицировать отправителя.
Как ответить на электронное письмо
Ответ на электронное письмо оформляется с сохранением темы переписки и корректным цитированием предыдущих сообщений. Подробно порядок ответа рассмотрен в материале Как ответить на электронное письмо.
Юридическая значимость электронных писем
В ряде случаев электронные письма могут иметь юридическую силу и использоваться как доказательство. Юридические аспекты электронной переписки раскрыты в материалах Юридическая сила электронной почты и Юридическая значимость писем и сообщений.
Связанные материалы
- Как написать письмо — общие принципы;
- Деловая переписка: примеры и ситуации;
- Как ответить на письмо.