Учетная карточка единицы учета ЭД

Учетная карточка единицы учета ЭД – документ, составляющийся на каждый электронный документ и содержащий подробную информацию о конкретной единице хранения архива организации.

Информация, которая заносится в данную карточку:

• наименование организации, а также ее структурного подразделения;
• регистрационный номер и заголовок единицы хранения;
• отметка о наличие копии электронного документа (количество копий, если таковые имеются);
• дата поступления единицы хранения, дата ее создания;
• вид носителя, на котором записан конкретный документ;
• формат документа;
• объем электронного документа;
• срок хранения;
• место хранения документа (стеллаж, шкаф, полка, сейф и т.д.).

Учет электронных документов осуществляется в момент появления новой единицы хранения в учетную базу документов или же отображается в карточке, составленной на бумажном носителем. Основное отличие формы электронного фиксирования данных в карточке от традиционной состоит в том, что в ней нет графы «Подпись исполнителя». Так же в электронном варианте ведения этого учетного документа дата и нумерация электронных документов проставляется автоматически. В любом случае данный документ требует подписи руководителя архива или иного уполномоченного лица с обязательной расшифровкой его подписи.