Структура письма — это логическая последовательность элементов, из которых состоит письменное обращение. Чёткая структура помогает адресату быстрее понять цель письма и снижает риск недопонимания, особенно в деловой и официальной переписке.
Независимо от формата — бумажное письмо, электронная почта или сообщение — базовые элементы структуры сохраняются.
Основные элементы структуры письма
Большинство писем состоит из следующих обязательных частей.
- обращение к адресату;
- вводная часть с указанием цели письма;
- основная часть с изложением сути вопроса;
- заключительная часть с выводами или просьбами;
- подпись отправителя.
Обращение
Обращение используется для обозначения адресата письма. В деловой переписке применяются нейтральные формулы обращения с указанием имени или должности.
В электронной почте обращение обычно размещается в начале письма, сразу после приветствия.
Вводная часть
Во вводной части кратко указывают причину обращения или ссылаются на предыдущее письмо, договор или событие. Это помогает адресату сразу понять контекст.
Основная часть
Основная часть письма содержит изложение сути вопроса: запрос, предложение, уведомление, требование или ответ. Текст должен быть логичным, последовательным и без излишних отступлений.
Заключительная часть
В заключительной части формулируют вывод, просьбу, предложение или ожидаемое действие со стороны адресата. Здесь же могут указываться сроки или контактная информация.
Подпись
Подпись позволяет идентифицировать отправителя. В бумажных письмах используется собственноручная подпись, в электронных — текстовая подпись с указанием имени и контактов.
Структура письма в электронной почте
В электронной почте структура письма дополняется темой сообщения. Требования к оформлению email рассмотрены в материале Как написать электронное письмо.
Юридическая значимость структуры письма
Чёткая структура письма важна не только для восприятия, но и для юридической оценки переписки. Корректно оформленное письмо проще использовать как доказательство.
Юридические аспекты переписки раскрыты в материалах Юридическая значимость писем и сообщений и Как использовать переписку как доказательство.