Письмо-запрос

Письмо-запрос — это вид делового письма, используемый для получения официальных сведений, документов или разъяснений от организаций, должностных лиц или контрагентов. Письмо-запрос оформляется в установленной форме и направляется в рамках деловой или административной переписки.

Назначение письма-запроса

Письмо-запрос составляется в случаях, когда необходимо официально запросить информацию, документы или подтверждения. Такое письмо используется организациями и физическими лицами в рамках их законной и функциональной деятельности.

Выбор письма-запроса как формы обращения зависит от цели переписки. Общие принципы выбора официальных писем рассмотрены в материале Официальные письма.

Содержание письма-запроса

Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления информации или документов, а также чётко сформулированный запрос.

В обосновании могут использоваться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы или обстоятельства, связанные с деятельностью отправителя.

Структура письма-запроса

Письмо-запрос имеет структуру, аналогичную общей структуре делового письма, и, как правило, включает следующие элементы:

• реквизиты отправителя и получателя;
• дату документа и исходящий номер;
• ссылку на входящий документ (при ответе на запрос);
• заголовок, отражающий суть запроса;
• обращение к адресату;
• формулировку цели письма;
• изложение сути запроса;
• заключительную часть;
• подпись отправителя.

Оформление письма-запроса

Письмо-запрос рекомендуется оформлять на фирменном бланке организации. Документ, как правило, подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом.

Общие требования к оформлению деловых писем приведены в материале Деловое письмо.

Ответ на письмо-запрос

Письмо-запрос предполагает получение письма-ответа, в котором предоставляется запрашиваемая информация либо мотивированный отказ в её предоставлении.

Порядок оформления ответов на письма рассмотрен в материале Как ответить на письмо.