Письмо-напоминание

Письмо-напоминание — это вид делового письма, используемый для повторного информирования адресата о ранее принятых обязательствах, договоренностях или приближении установленных сроков их исполнения. Письмо-напоминание применяется в деловой переписке для фиксации позиции отправителя и привлечения внимания к неисполненным или подлежащим исполнению обязательствам.

Назначение письма-напоминания

Письмо-напоминание направляется в случаях, когда ранее направленное письмо осталось без ответа либо существует риск несоблюдения сроков или условий договоренностей.

Выбор письма-напоминания как формы обращения зависит от характера обязательств и стадии взаимодействия сторон. Общие принципы выбора официальных писем рассмотрены в материале Официальные письма.

Содержание письма-напоминания

Текст письма-напоминания должен быть корректным, логичным и нейтральным по тону. Как правило, в письме указываются:

• ссылка на договор, соглашение или иной документ, в котором закреплены обязательства сторон;
• указание на обстоятельства, о которых производится напоминание;
• формулировка просьбы или уведомления;
• при необходимости — указание на сроки исполнения обязательств.

Рекомендуется избегать эмоциональных формулировок и категоричных требований.

Форма и оформление письма-напоминания

Письмо-напоминание оформляется по правилам деловой переписки и, как правило, составляется на бланке организации. Документ может быть подписан руководителем либо уполномоченным лицом.

Общие требования к оформлению деловых писем приведены в материале Деловое письмо.

Ответ на письмо-напоминание

Письмо-напоминание предполагает получение ответа от адресата. Ответ может содержать информацию о выполнении обязательств, пояснения либо уточнение сроков.

Порядок оформления ответов на письма рассмотрен в материале Как ответить на письмо.