Гарантийное письмо об оплате используется, когда должник подтверждает обязательство оплатить задолженность или внести оплату в будущем. Такое письмо фиксирует намерение исполнить обязательство и применяется в деловой переписке между контрагентами.
Гарантийное письмо не заменяет договор, но часто используется для подтверждения договорённостей и снижения рисков при отсрочке платежа.
Когда используют гарантийное письмо
Гарантийное письмо направляют при временной невозможности оплаты, при согласовании отсрочки платежа, а также для подтверждения обязательств перед поставщиком или подрядчиком.
Как составить гарантийное письмо
- Укажите отправителя и получателя, реквизиты договора или основания обязательства.
- Зафиксируйте сумму задолженности или предстоящего платежа.
- Укажите срок и порядок оплаты.
- Подтвердите обязательство оплатить указанную сумму.
Пример формулировки
Гарантируем оплату задолженности в размере ___ рублей по договору № ___ от ___ в срок до ___.
Какой документ использовать
Гарантийное письмо применяется как подтверждение намерений и может дополнять другие формы переписки.
- Гарантийное письмо — основной документ для подтверждения обязательства;
- Письмо должнику об оплате — если требуется напоминание о задолженности;
- Письмо-требование — при необходимости формализовать требование.
Юридическая значимость и доказательства
Юридическое значение гарантийного письма зависит от его содержания и факта направления адресату. В переписке такое письмо может подтверждать признание долга или обязательства оплатить.
Подробно вопросы юридической силы писем и электронной переписки рассмотрены в материалах Юридическая значимость писем и сообщений, Юридическая сила электронной почты и Как использовать переписку как доказательство.
Если письмо направляется по электронной почте
Гарантийное письмо может быть направлено по электронной почте, однако для корректного оформления важно соблюдать правила деловой переписки. См. Как написать электронное письмо.
Связанные материалы
- Письма про деньги и расчёты — выбор финансового письма;
- Как составить письмо должнику об оплате;
- Как написать письмо.