Письмо должнику об оплате составляется, когда контрагент не исполнил денежное обязательство в установленный срок и требуется официально напомнить о задолженности. Такое письмо фиксирует факт долга и позицию кредитора до перехода к претензионному или судебному порядку.
На практике письмо должнику часто используется как первый формализованный шаг после устных договорённостей или переписки и позволяет урегулировать вопрос без конфликта.
В каких ситуациях направляют письмо
Письмо должнику направляется при просрочке оплаты по договору, счету или акту, при отсутствии реакции на напоминания, а также для фиксации задолженности перед дальнейшими действиями.
Как составить письмо должнику
- Укажите сведения о сторонах и реквизиты договора или иного основания обязательства.
- Зафиксируйте сумму задолженности и период просрочки.
- Сформулируйте требование об оплате с указанием срока.
- Приведите реквизиты для перечисления денежных средств.
Пример формулировки требования
В связи с образовавшейся задолженностью в размере ___ рублей по договору № ___ от ___ прошу погасить указанную сумму в срок до ___.
Какой документ использовать
Для направления требования применяется соответствующий документ. В зависимости от реакции должника могут использоваться и другие формы.
- Письмо должнику об оплате — основной документ для напоминания о задолженности;
- Письмо-требование — при отсутствии реакции или необходимости усилить позицию;
- Гарантийное письмо — если должник подтверждает обязательство оплатить долг.
Юридическая значимость и доказательства
Юридическое значение письма должнику определяется фактом его направления и получения адресатом. Для возможного использования в качестве доказательства важно сохранить текст письма и подтверждение его отправки.
Подробнее вопросы юридической силы писем, электронной переписки и сообщений рассмотрены в материалах Юридическая значимость писем и сообщений, Юридическая сила электронной почты и Как использовать переписку как доказательство.
Если письмо направляется по электронной почте или в чате
Допускается предварительное направление требования по электронной почте или в мессенджере, однако для надёжной фиксации задолженности рекомендуется использовать письмо как основной способ уведомления. О правилах оформления таких сообщений см. Как написать электронное письмо и Сообщения в мессенджерах.
Связанные материалы
- Письма про деньги и расчёты — выбор письма в зависимости от ситуации;
- Как написать письмо — базовые принципы структуры и оформления.