Письмо о подтверждении оплаты используется для уведомления контрагента о том, что денежные средства были перечислены и обязательство по оплате исполнено. Такое письмо фиксирует факт оплаты и помогает избежать повторных требований и споров.
Письмо о подтверждении оплаты применяется в деловой переписке после перевода денежных средств по договору, счету или иному обязательству и может направляться как по электронной почте, так и в бумажной форме.
Когда направляют письмо о подтверждении оплаты
Письмо направляют после перечисления денежных средств, при закрытии задолженности, по запросу контрагента, а также если необходимо зафиксировать факт исполнения обязательства в переписке.
Как составить письмо
- Укажите отправителя и получателя письма.
- Сошлитесь на договор, счет или иное основание оплаты.
- Укажите сумму и дату перечисления денежных средств.
- Приведите реквизиты платежного документа.
Пример формулировки
Сообщаем, что оплата по договору № ___ от ___ в размере ___ рублей произведена ___, платежное поручение № ___.
Какой документ использовать
Для подтверждения оплаты используется соответствующий документ или форма письма в зависимости от ситуации.
- Письмо-подтверждение — основной документ для фиксации факта оплаты;
- Гарантийное письмо — если подтверждается будущее обязательство оплатить;
- Письмо о возврате денежных средств — если после оплаты требуется возврат.
Юридическая значимость и доказательства
Письмо о подтверждении оплаты может использоваться как дополнительное доказательство исполнения обязательства. Для этого важно сохранить текст письма и документы, подтверждающие перевод денежных средств.
Подробнее о юридической силе писем, электронной переписки и сообщений см. Юридическая значимость писем и сообщений, Юридическая сила электронной почты и Как использовать переписку как доказательство.
Если письмо направляется по электронной почте
Чаще всего подтверждение оплаты направляется по электронной почте. При этом важно корректно оформить тему письма и указать все существенные сведения. См. Как написать электронное письмо.
Связанные материалы
- Письма про деньги и расчёты — выбор письма по финансовой ситуации;
- Как написать письмо — базовые принципы оформления.