Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение — это вид служебного или делового письма, используемый для письменного подтверждения получения документов, сведений или материалов, а также для фиксации ранее достигнутых договоренностей и намерений. Письмо-подтверждение применяется в деловой переписке для уточнения и закрепления информации.

Назначение письма-подтверждения

Письмо-подтверждение направляется для подтверждения фактов или договоренностей, о которых ранее было сообщено устно или письменно. Документ позволяет зафиксировать позицию отправителя и снизить риск разночтений в переписке.

Выбор письма-подтверждения как формы обращения зависит от цели переписки. Общие принципы выбора официальных писем рассмотрены в материале Официальные письма.

Что может подтверждать письмо

В письме-подтверждении могут фиксироваться, в частности:

• получение документов, сведений или материалов;
• достижение предварительных договоренностей;
• согласие с условиями или намерениями;
• получение запросов или уведомлений.

Если подтверждается договоренность, в тексте письма рекомендуется кратко изложить ее суть. При подтверждении получения документов следует указать их наименование.

Типовые формулировки

В письмах-подтверждениях могут использоваться стандартные нейтральные формулировки, например:

• «Подтверждаем получение документов…»;
• «Подтверждаем достигнутые договоренности…»;
• «Подтверждаем согласие с условиями…»;
• «Подтверждаем получение материалов…».

Оформление письма-подтверждения

Письмо-подтверждение оформляется по правилам деловой переписки и, как правило, печатается на фирменном бланке организации. Документ подписывается уполномоченным лицом.

Общие требования к оформлению деловых писем приведены в материале Деловое письмо.

Юридическая оценка письма-подтверждения

Юридическое значение письма-подтверждения зависит от его содержания и обстоятельств направления. Само по себе письмо не заменяет договор, однако может использоваться для подтверждения фактов и договоренностей.

Вопросы юридической значимости переписки подробно рассмотрены в материалах Юридическая значимость писем и сообщений и Письмо-подтверждение оплаты.