Письмо можно заменить сообщением не во всех случаях. Возможность использовать сообщение в мессенджере или электронной почте вместо письма зависит от цели обращения, характера отношений между сторонами и требований закона.
В одних ситуациях достаточно неформального сообщения, в других — требуется официальное письмо или документ установленной формы.
Когда допустимо использовать сообщение вместо письма
Сообщение в электронной почте или мессенджере может заменить письмо, если стороны используют данный канал связи в деловой переписке и вопрос не требует строгой письменной формы.
Как правило, это касается оперативных согласований, уточнений, подтверждений договорённостей и обмена информацией.
Когда сообщение не заменяет письмо
Сообщение не может заменить письмо, если закон прямо требует письменного документа или если стороны договором предусмотрели обязательное направление уведомлений в определённой форме.
В таких случаях использование сообщений связано с риском отсутствия юридических последствий.
Электронная почта и сообщения
Электронная почта чаще признаётся допустимым способом уведомления по сравнению с мессенджерами, особенно если адрес электронной почты согласован сторонами.
О правовых особенностях email см. Юридическая сила электронной почты.
Мессенджеры и чат-переписка
Сообщения в мессенджерах могут использоваться для оперативного общения, но связаны с повышенными юридическими рисками. Подробнее см. Имеет ли сообщение в мессенджере юридическую силу.
Как снизить риски при замене письма сообщением
- использовать согласованные каналы связи;
- чётко формулировать содержание сообщения;
- фиксировать договорённости отдельным сообщением;
- дублировать важные сообщения официальным письмом или email.