Авансовый отчет. Форма 0504505

Авансовый отчет (форма 0504505) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами в казенных, бюджетных и автономных учреждениях. Документ используется для подтверждения целевого расходования денежных средств, выданных работнику под отчет, и является основанием для отражения расходов в бухгалтерском учете учреждения.

Форма 0504505 утверждена нормативными актами Минфина России и обязательна к применению учреждениями государственного сектора. Коммерческие (хозрасчетные) организации для аналогичных целей используют авансовый отчет по форме АО-1.

Порядок оформления, проверки и утверждения авансовых отчетов по форме 0504505 в учреждениях государственного сектора подробно рассмотрен в отдельном материале.

См. также: Порядок ведения авансовых отчетов по форме 0504505 в учреждении.

Кто и когда оформляет авансовый отчет

Авансовый отчет составляет подотчетное лицо после использования выданных денежных средств. Заполненный отчет вместе с подтверждающими документами передается в бухгалтерию учреждения для проверки, принятия к учету и последующего утверждения руководителем.

Отчет оформляется, в том числе, при:

• служебных командировках;
• оплате хозяйственных и административных расходов;
• приобретении товаров, работ или услуг за наличный расчет или с использованием платежной карты;
• иных случаях выдачи денежных средств под отчет.

Как заполняется форма 0504505

Форма состоит из лицевой и оборотной сторон, которые заполняются подотчетным лицом и бухгалтерией в установленной последовательности.

Заполнение лицевой стороны

На лицевой стороне авансового отчета указываются:

• наименование учреждения;
• фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
• структурное подразделение и должность;
• назначение и сумма выданного аванса;
• остаток или перерасход по предыдущему авансу (при наличии).

После проверки отчета бухгалтер отражает сумму расходов, принятых к учету, и делает соответствующие бухгалтерские записи.

Заполнение оборотной стороны

На оборотной стороне подотчетное лицо указывает сведения о произведенных расходах. В частности, заполняются следующие данные:

• порядковый номер операции;
• дата и номер подтверждающего документа;
• наименование организации или лица, которому произведена оплата;
• назначение платежа;
• сумма расхода.

К авансовому отчету обязательно прикладываются оригиналы оправдательных документов (чеки, квитанции, билеты, счета), которые подлежат нумерации и проверке бухгалтерией.

Проверка и утверждение авансового отчета

Бухгалтер проверяет:

• целевое использование денежных средств;
• правильность оформления подтверждающих документов;
• арифметическую точность расчетов;
• соответствие расходов назначению аванса.

После проверки отчет передается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный авансовый отчет является основанием для окончательных расчетов с подотчетным лицом — возврата остатка или выдачи суммы перерасхода.

Особенности учета сумм в иностранной валюте

Если расходы произведены в иностранной валюте, суммы указываются:

• в валюте платежа;
• в рублевом эквиваленте по курсу на дату совершения операции.

Все операции отражаются с указанием дат получения и расходования денежных средств.

Хранение авансовых отчетов

Авансовые отчеты по форме 0504505 подлежат хранению в бухгалтерии учреждения не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором они были составлены, если иные сроки не установлены законодательством.