Авансовый отчет по форме 0504505 применяется для учета расчетов с подотчетными лицами в государственных, бюджетных и автономных учреждениях. Данный материал разъясняет порядок оформления, проверки, утверждения и хранения авансовых отчетов, составляемых по этой форме, а также обязанности подотчетного лица, бухгалтера и руководителя учреждения.
Общий порядок заполнения и сдачи авансовых отчетов независимо от их цели рассматривается отдельно.
См. также: Порядок заполнения и сдачи авансового отчета.
Какой документ применяется для учета подотчетных сумм
Для учета расчетов с подотчетными лицами в учреждениях государственного сектора используется авансовый отчет по форме 0504505.
Подотчетное лицо после заполнения своей части отчета передает его в бухгалтерию вместе с оправдательными документами, подтверждающими произведенные расходы.
Как выдать расписку к авансовому отчету (отрезная часть формы 0504505)
Форма и порядок заполнения авансового отчета 0504505 установлены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н и Методическими указаниями по его применению.
Отрезная часть формы (расписка) подтверждает факт передачи авансового отчета подотчетным лицом и принятия его бухгалтерией для проверки.
При заполнении расписки указываются:
- фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
- номер и дата авансового отчета;
- сумма произведенных расходов;
- количество прилагаемых оправдательных документов;
- дата принятия отчета и подпись бухгалтера.
После заполнения расписка отделяется от отчета и передается подотчетному лицу. Порядок заполнения расписки одинаков для казенных, бюджетных и автономных учреждений.
Что должен проверить бухгалтер в авансовом отчете
После получения авансового отчета бухгалтер (главный бухгалтер) обязан проверить:
- соответствие расходов целям, указанным в заявлении или приказе на выдачу подотчетных средств;
- наличие и правильность оформления оправдательных документов;
- корректность подсчета сумм, указанных в отчете.
Наличие оправдательных документов сверяется с перечнем, указанным подотчетным лицом на оборотной стороне формы.
При отсутствии бухгалтера или главного бухгалтера проверку отчета осуществляет руководитель учреждения.
Какие сведения заполняет бухгалтер в авансовом отчете
После проверки данных, внесенных подотчетным лицом, бухгалтер заполняет свою часть авансового отчета.
Лицевая сторона формы
На лицевой стороне указываются:
- номер авансового отчета;
- остаток или перерасход по предыдущему авансу;
- сумма полученного подотчетного аванса;
- сумма фактически израсходованных средств;
- остаток или перерасход подотчетных средств;
- бухгалтерские записи по принимаемым к учету расходам;
- количество приложенных документов и листов;
- сумма расходов, подлежащая утверждению.
В разделе «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода» бухгалтер отражает операции после утверждения авансового отчета руководителем учреждения.
Оборотная сторона формы
На оборотной стороне в графах, заполненных подотчетным лицом, бухгалтер указывает суммы расходов, принимаемые к учету, а также бухгалтерскую корреспонденцию счетов.
Заполненный и проверенный отчет подписывается бухгалтером или главным бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем учреждения.
Как нумеруются авансовые отчеты по форме 0504505
Порядок нумерации авансовых отчетов законодательством не установлен. Учреждение вправе самостоятельно определить его в учетной политике.
На практике авансовые отчеты нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года. Допускается использование как цифровой, так и буквенно-цифровой нумерации.
Ответственность за нарушение порядка нумерации авансовых отчетов не предусмотрена.
Как исправить ошибку в авансовом отчете
При обнаружении ошибки в авансовом отчете исправления вносятся в порядке, предусмотренном законодательством о бухгалтерском учете.
Для этого необходимо:
- согласовать исправления со всеми лицами, подписавшими отчет;
- сделать отметку «Исправлено» или «Исправленному верить»;
- указать дату исправления и данные подписавших лиц;
- заверить исправления подписями.
Ошибочная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать, и рядом указываются верные данные.
Нужно ли вести учет авансовых отчетов
Обязательная регистрация авансовых отчетов по форме 0504505 законодательством не предусмотрена.
При необходимости учреждение может самостоятельно утвердить журнал регистрации авансовых отчетов и порядок его ведения в учетной политике.
Кто и в какой срок утверждает авансовый отчет
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем учреждения.
Порядок утверждения авансового отчета, представленного самим руководителем, законодательством не установлен — такой отчет руководитель утверждает самостоятельно.
Срок утверждения авансового отчета не регламентирован и устанавливается учреждением в учетной политике.
Срок хранения авансовых отчетов по форме 0504505
Авансовые отчеты по форме 0504505 подлежат хранению не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором они были составлены.
Таким образом, порядок ведения авансовых отчетов по форме 0504505 в учреждении включает оформление отчета подотчетным лицом, проверку бухгалтерией, утверждение руководителем и последующее хранение документа.
Для практического применения вы можете использовать актуальный бланк авансового отчета по форме 0504505, размещенный на сайте blanker.ru.