Авансовый отчет — один из ключевых первичных документов бухгалтерского учета, подтверждающий целевое использование подотчетных денежных средств. Он применяется всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при выдаче сотрудникам денег на хозяйственные, административные и иные служебные нужды.
Грамотное оформление авансового отчета позволяет не только подтвердить расходы в бухгалтерском учете, но и избежать споров с налоговыми органами, отказа в признании затрат и доначислений налогов.
Оглавление
- Что такое авансовый отчет и когда его нужно оформлять
- Кто является подотчетным лицом
- Как заполнить авансовый отчет по форме № АО-1
- Документы, подтверждающие расходы по авансовому отчету
- Особенности подтверждения отдельных видов расходов
- Сроки сдачи авансового отчета и ответственность
1. Что такое авансовый отчет и в каких случаях он применяется
Авансовый отчет используется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные и иные служебные расходы. Его применение регламентировано Указанием Банка России № 3210-У и правилами заполнения унифицированной формы № АО-1.
Авансовый отчет составляется, если сотруднику выданы денежные средства:
- на служебные командировки;
- на представительские расходы;
- на покупку товаров, работ или услуг для нужд организации;
- на внесение авансов и предоплат контрагентам;
- на иные хозяйственные нужды, связанные с деятельностью работодателя.
Форма отчета применяется независимо от способа выдачи денег: наличными из кассы, перечислением на личную банковскую карту работника либо при оплате расходов корпоративной банковской картой.
2. Кто является подотчетным лицом
Подотчетным лицом признается работник, которому выданы денежные средства для выполнения служебного поручения. Подотчетными могут быть:
- сотрудники организации;
- руководитель организации;
- работники индивидуального предпринимателя.
Руководитель организации, как и любой другой работник, вправе получать подотчетные суммы. Однако в этом случае вместо заявления оформляется распоряжение (приказ) о выдаче денег под отчет с указанием суммы и срока.
Индивидуальный предприниматель не оформляет авансовый отчет по собственным расходам, так как при оплате личных или предпринимательских нужд отсутствует факт выдачи денег под отчет. При этом работники ИП обязаны составлять авансовые отчеты в общем порядке.
Компенсация расходов, понесенных за счет личных средств
Если сотрудник оплатил служебные расходы за счет собственных средств, он имеет право на компенсацию. В такой ситуации:
- оформляется заявление о возмещении расходов;
- к заявлению прикладываются подтверждающие документы;
- авансовый отчет не составляется, если аванс предварительно не выдавался.
3. Как заполнить авансовый отчет по форме № АО-1
Унифицированная форма № АО-1 заполняется в одном экземпляре — на бумажном носителе или в электронном виде с применением электронной подписи. Использование печати не является обязательным.
Заполнение авансового отчета включает несколько этапов.
Заполнение оборотной стороны
Подотчетное лицо заполняет графы 1–6 оборотной стороны отчета:
- графа 1 — порядковый номер подтверждающего документа;
- графы 2–4 — дата, номер и наименование документа (чек, квитанция, билет, акт) либо вид расхода;
- графы 5–6 — сумма расхода в рублях или иностранной валюте.
После заполнения подотчетное лицо подписывает отчет и расшифровывает подпись.
Приложение документов и передача отчета
Все подтверждающие документы нумеруются в соответствии с данными, указанными в отчете, и прикладываются к нему. После этого отчет передается бухгалтеру или руководителю для проверки и утверждения.
Допускается внесение исправлений в авансовый отчет. Ошибочные данные зачеркиваются, рядом указываются корректные сведения, дата исправления и подписи ответственных лиц.
4. Документы, подтверждающие расходы по авансовому отчету
Законодательство не устанавливает закрытый перечень подтверждающих документов. Главное условие — документы должны подтверждать факт оплаты и экономическую обоснованность расходов.
Наиболее распространенные документы:
- кассовые чеки ККТ;
- товарные чеки и накладные;
- проездные документы, билеты;
- акты оказанных услуг;
- слипы терминалов и банковские выписки.
Если аванс выдавался исключительно для внесения предоплаты, к отчету достаточно документа, подтверждающего оплату.
5. Особенности подтверждения отдельных видов расходов
Кассовые чеки и QR-код
Кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, включая QR-код. Электронные чеки, полученные по электронной почте или через QR-код, допускается распечатывать и прикладывать к авансовому отчету.
Авансовый отчет с чеком без QR-кода может быть принят в бухгалтерском учете при утверждении руководителем, однако для налогового учета такие расходы, как правило, не признаются.
Оплата банковской картой подотчетного лица
При оплате расходов личной банковской картой работника подтверждением могут служить:
- кассовый чек;
- слип электронного терминала;
- выписка по банковскому счету с указанием назначения платежа.
Оплата услуг
При оплате услуг необходимо подтвердить как факт оплаты, так и факт оказания услуг. В зависимости от ситуации это могут быть акты, билеты, БСО, транспортные документы или иные первичные документы.
Нотариальные услуги
Нотариусы не обязаны применять ККТ. Расходы подтверждаются нотариальными бланками, квитанциями, справками или копиями нотариальных актов, содержащими сведения о стоимости совершенных действий.
6. Сроки сдачи авансового отчета и ответственность
Подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет в срок, установленный руководителем организации. Конкретные сроки закрепляются во внутренних распорядительных документах или локальных нормативных актах.
Несвоевременное представление авансового отчета может привести к удержанию задолженности из заработной платы работника и к налоговым рискам для работодателя.
Практический вывод: четкое соблюдение порядка оформления и сроков сдачи авансового отчета позволяет подтвердить расходы, избежать претензий со стороны контролирующих органов и обеспечить корректный учет подотчетных сумм.