Лист использования документов

Лист использования документов – документ, предназначенный для отображения информации о документах архива организации, которые были использованы для ознакомления пользователями.

Лист должен иметь следующую информацию:

• номер фонда, а так же описи;
• регистрационный номер дела, а так же его заголовок;
• дата использования конкретной единицы хранения;
• фамилия и инициалы лица, которому были выданы документы с целью ознакомления;
• характер использования документа (просмотр, чтение, выписка информации, копирование документа и т.д.);
• номера использованных листов документа;
• подпись лица, которым была использована информация, находящаяся в конкретном документе.

Выдача документов из архива, как правило, необходима с целью ознакомления с отображенной в них информацией для проведения того или иного исследования, требующего дополнительной информации об исследуемом деле.

Информацию о лице, которое получилось из архива документы, целесообразно вносить непосредственно им лично во избежание ошибок в написании фамилии, имени и отчества. После заполнения документа всеми необходимыми данными лист использования документов подписывается уполномоченным должностным лицом, как правило, руководителем архива с обязательной расшифровкой его подписи.