Инвойс и проформа-инвойс — это разные документы, которые используются на разных этапах сделки. Несмотря на схожее название, они имеют разный юридический и практический смысл.
Ошибки в выборе документа часто приводят к проблемам с оплатой, валютным контролем или таможенным оформлением.
Что такое инвойс
Инвойс — это финальный коммерческий документ, который подтверждает окончательные условия сделки и используется как основание для оплаты.
Инвойс применяется при расчётах с иностранным контрагентом, а также при валютном контроле и таможенном оформлении.
Подробно о назначении документа см.: что такое инвойс.
Что такое проформа-инвойс
Проформа-инвойс — это предварительный документ, который отражает предполагаемые условия сделки, но не является основанием для оплаты.
Проформа используется для согласования цены, условий поставки, оформления разрешительных документов или предварительного информирования покупателя.
Ключевые отличия инвойса и проформа-инвойса
| Критерий | Инвойс | Проформа-инвойс |
|---|---|---|
| Основание для оплаты | Да | Нет |
| Фиксирует окончательные условия сделки | Да | Нет |
| Используется для валютного контроля | Да | Нет |
| Используется для таможенного оформления | Да | Нет |
| Может изменяться | Нет | Да |
Когда используется проформа-инвойс
- на этапе переговоров и согласования условий сделки
- для получения разрешений или лицензий
- для предварительного расчёта стоимости
- при оформлении поставки, когда оплата ещё не производится
После согласования условий проформа-инвойс заменяется коммерческим инвойсом.
Когда нужен именно инвойс
- при фактической оплате товаров или услуг
- при проведении валютного платежа
- при таможенном оформлении товаров
- при подтверждении расходов
Использование проформа-инвойса вместо инвойса в этих ситуациях приводит к отказам со стороны банков и контролирующих органов.
Частые ошибки
- попытка оплатить по проформа-инвойсу
- использование проформы для валютного контроля
- отсутствие замены проформы на инвойс
Что делать дальше
- если нужно оформить документ — как заполнить инвойс
- если требуется перевод — нужен ли перевод инвойса
- если инвойс используется для банка или таможни — инвойс для валютного контроля
- если требуется форма документа — инвойс: бланк и нормативная основа