Заполнение инвойса требуется каждый раз, когда документ используется для расчётов с иностранным контрагентом или предъявляется банку и иным контролирующим органам. Ошибки в инвойсе часто приводят к задержкам платежей и дополнительным запросам.
Инвойс не имеет единой утверждённой формы, однако его содержание должно позволять однозначно определить стороны сделки, предмет оплаты и сумму обязательств.
Какие данные обязательно указываются в инвойсе
- номер инвойса и дата его составления
- наименование продавца и покупателя
- адреса сторон и страна регистрации
- описание товара или услуги
- количество и единицы измерения
- цена за единицу и валюта расчётов
- итоговая сумма к оплате
- банковские реквизиты продавца
Если инвойс используется при торговле товарами, дополнительно указываются условия поставки и сведения, необходимые для таможни.
Дополнительные сведения для внешнеэкономических операций
- условия поставки по Incoterms
- страна происхождения товара
- коды HS или ТН ВЭД
- вес, упаковка и количество мест
Эти данные требуются в первую очередь для таможенного оформления и валютного контроля.
На каком языке можно составлять инвойс
Инвойс может быть составлен на иностранном языке. Однако при представлении документа в российские банки или налоговые органы, как правило, требуется перевод на русский язык.
Подробнее об этом см.: нужен ли перевод инвойса и когда он обязателен.
Нужны ли подпись и печать
В международной практике подпись и печать на инвойсе не являются обязательными, если иное не предусмотрено договором между сторонами.
Отсутствие печати само по себе не делает инвойс недействительным.
Типовые ошибки при заполнении инвойса
- несовпадение данных инвойса с контрактом
- ошибки в наименовании сторон
- различия в валюте или суммах
- отсутствие описания предмета сделки
- использование разных дат в связанных документах
Такие ошибки чаще всего становятся причиной запросов со стороны банка или задержки платежей.
Чем инвойс отличается от проформа-инвойса
Инвойс фиксирует окончательные условия сделки и используется для оплаты. Проформа-инвойс носит предварительный характер и не является основанием для перечисления денежных средств.
Подробное сравнение документов см.: инвойс и проформа-инвойс — в чём разница.
Что делать после оформления инвойса
- если инвойс используется для внутреннего оборота другой страны — инвойс во внутреннем обороте
- если инвойс нужен банку или при расчётах с иностранным контрагентом — инвойс для валютного контроля
- если требуется форма и статус документа — инвойс: бланк и нормативная основа
- если нужно общее понимание — что такое инвойс