Перевод инвойса требуется в тех случаях, когда документ, составленный на иностранном языке, используется российской стороной для расчётов, учёта или подтверждения расходов. Сам по себе инвойс может быть оформлен на любом языке, однако требования к его переводу зависят от того, кому и для каких целей он представляется.
Когда перевод инвойса обязателен
Перевод инвойса на русский язык, как правило, требуется в следующих ситуациях:
- при представлении документа в российский банк в рамках валютного контроля
- при подтверждении расходов для целей налогообложения
- при проверках со стороны налоговых органов
- при использовании инвойса в бухгалтерском учёте
В этих случаях перевод необходим для того, чтобы контролирующие органы могли однозначно установить содержание документа.
Когда перевод может не требоваться
Перевод инвойса обычно не требуется, если документ используется исключительно во внутреннем обороте другой страны и не представляется в российские органы.
Такая ситуация подробно разобрана здесь: инвойс во внутреннем обороте.
Кто должен выполнять перевод инвойса
Закон не требует обязательного нотариального заверения перевода инвойса. На практике перевод может быть выполнен:
- самой организацией
- штатным переводчиком
- профессиональным бюро переводов
Главное условие — перевод должен точно передавать содержание документа и позволять идентифицировать стороны сделки, предмет оплаты и сумму.
Нужно ли нотариальное заверение перевода
Нотариальное заверение перевода инвойса требуется только в отдельных случаях, если этого прямо требует банк, суд или иной орган. По общему правилу достаточно обычного письменного перевода.
Что именно должно быть переведено
Переводу подлежит весь текст инвойса, включая:
- наименование документа
- данные продавца и покупателя
- описание товаров или услуг
- суммы, валюту и условия оплаты
- условия поставки и иные существенные сведения
Допускается оформление перевода в виде отдельного документа, приложенного к оригиналу инвойса.
Типовые ошибки при переводе инвойса
- неполный перевод документа
- искажение наименований сторон
- неверный перевод валюты или сумм
- отсутствие связи перевода с оригиналом
Такие ошибки могут привести к запросам со стороны банка или отказу в принятии расходов.
Что делать дальше
- если нужно понять общий статус документа — что такое инвойс
- если требуется заполнить инвойс — как заполнить инвойс
- если инвойс используется для расчётов с иностранным контрагентом — инвойс для валютного контроля
- если нужен бланк и форма документа — инвойс: бланк и нормативная основа