Инвойс — это документ, который продавец выставляет покупателю для фиксации условий оплаты товаров или услуг. В международной практике инвойс — это базовый коммерческий счёт, который используется в повседневном обороте компаний.
Инвойс может быть как обычным внутренним платёжным документом, так и документом внешнеэкономической сделки — всё зависит от того, участвует ли в операции российская сторона и происходит ли пересечение границы.
Почему инвойс часто является внутренним документом
Во многих странах инвойс используется внутри страны так же, как в России используется счёт на оплату. В США, странах ЕС, Великобритании и Канаде invoice является стандартным документом для расчётов между компаниями и физическими лицами.
Для иностранной компании выставление инвойса не означает внешнеэкономическую сделку. Это обычный внутренний оборот, который не связан с таможней, валютным контролем или международным регулированием.
Инвойс приобретает статус документа внешней торговли только тогда, когда в сделке появляется российская сторона или осуществляется трансграничное движение товаров, услуг или денежных средств.
Если инвойс используется исключительно во внутреннем обороте другой страны и не связан с трансграничной сделкой, см. отдельное пояснение: инвойс во внутреннем обороте.
Почему возникает путаница у российских компаний
Путаница возникает из-за того, что используется один и тот же термин — invoice. Для иностранного контрагента это внутренний счёт, а для российской компании тот же документ может рассматриваться уже как инвойс внешнеэкономической сделки.
В результате инвойс, который для иностранной стороны является рядовым документом, для российских банков, налоговых органов или таможни становится объектом контроля и проверки.
Коротко: что такое инвойс и чем он не является
- инвойс — это не счёт-фактура и не заменяет её в российском учёте
- инвойс — это не универсальный бухгалтерский документ для внутренних сделок в РФ
- инвойс — это коммерческий документ, широко используемый в международной и зарубежной практике
Правовой статус инвойса в России
- инвойс признаётся коммерческим документом, подтверждающим условия поставки товаров или оказания услуг при внешнеэкономических операциях
- если документ составлен на иностранном языке, при представлении в российские органы требуется перевод на русский язык
- подпись и печать иностранного продавца, как правило, не являются обязательными
Практические требования к переводу и использованию документа разобраны отдельно: нужен ли перевод инвойса и в каких случаях.
Когда и зачем инвойс используется российской стороной
| Ситуация | Инвойс используется |
|---|---|
| Импорт товаров в Россию | Да |
| Экспорт товаров из России | Да |
| Оплата услуг иностранного контрагента | Да |
| Сделки между российскими компаниями | Нет |
Роль инвойса при валютном контроле и таможенном оформлении разобрана подробнее: инвойс для банков и таможни.
Что обычно указывается в инвойсе
- номер и дата документа
- данные продавца и покупателя
- описание товара или услуги
- количество, цена и валюта расчётов
- итоговая стоимость
- условия поставки (Incoterms, если применимо)
- страна происхождения и товарные коды при торговле товарами
Пошаговый разбор заполнения и типовые ошибки вынесены в отдельную инструкцию: как правильно заполнить инвойс.
Основные виды инвойсов
| Вид | Назначение |
|---|---|
| Коммерческий инвойс | Финальный документ для оплаты и внешнеэкономических операций |
| Проформа-инвойс | Предварительное уведомление о цене и условиях сделки |
| Инвойс за услуги | Оплата работ, лицензий и нематериальных услуг |
Подробное сравнение вынесено отдельно: чем отличается инвойс от проформа-инвойса.
Что делать дальше
- если инвойс используется как внутренний документ другой страны — инвойс во внутреннем обороте
- если нужно оформить документ — как заполнить инвойс
- если инвойс запросили банк или контролирующие органы — инвойс для валютного контроля
- если требуется форма и статус документа — инвойс: бланк и нормативная основа