Письмо о возврате денежных средств составляется, когда необходимо официально потребовать возврат ранее уплаченной суммы: за товар, услугу, аванс или ошибочный платеж. Такое письмо фиксирует требование и позицию отправителя до перехода к претензии или суду.
В каких ситуациях используют письмо
Письмо направляют при возврате товара или отказе от услуги, при расторжении договора, при ошибочном переводе денежных средств, а также когда обязательство по возврату не исполнено добровольно.
Как составить письмо
- Укажите отправителя и получателя, реквизиты договора или платежного документа.
- Сформулируйте требование о возврате с указанием суммы.
- Обозначьте основание возврата (расторжение, отказ, ошибка и т.п.).
- Укажите срок возврата и реквизиты для перечисления средств.
Пример формулировки требования
Прошу вернуть денежные средства в размере ___ рублей, перечисленные ___ по платежному документу № ___ от ___, в связи с ___.
Какой документ использовать
Для направления требования применяется соответствующий документ. Если требуется усилить позицию или перейти к более формализованному этапу, используют альтернативные формы.
- Письмо о возврате денежных средств — базовый документ для требования возврата;
- Письмо-требование — при отсутствии реакции на обращение;
- Гарантийное письмо — если контрагент подтверждает обязательство вернуть деньги.
Юридическая значимость и доказательства
Юридическое значение письма определяется фактом его направления и получения адресатом. Для возможного использования в качестве доказательства важно сохранить текст письма и подтверждение отправки.
Подробно вопросы юридической силы писем и сообщений, а также использования переписки в качестве доказательства рассмотрены в материалах Юридическая значимость писем и сообщений и Как использовать переписку как доказательство.
Если общение ведётся в мессенджере
Требование о возврате может быть предварительно направлено в чате, однако для надёжной фиксации договорённостей рекомендуется дублировать сообщение письмом. Подробнее см. Сообщения в мессенджерах.
Связанные материалы
- Письма про деньги и расчёты — выбор письма в зависимости от задачи;
- Как написать письмо — базовые принципы структуры и оформления.