Все чаще характеристики передаются в электронном виде — в виде скана, фотографии или файла, подписанного электронной подписью. Однако не во всех случаях электронная характеристика может быть принята принимающей стороной.
Ниже разобрано, примут ли электронную характеристику, какие форматы допустимы и в каких случаях требуется оригинал документа.
Что считается электронной характеристикой
Под электронной характеристикой на практике понимаются:
- скан бумажной характеристики;
- фотография подписанного документа;
- файл, подписанный электронной подписью;
- копия характеристики, направленная по электронной почте.
Примут ли электронную характеристику
Возможность принятия электронной характеристики зависит от того, куда именно она предоставляется.
- работодатели и учебные заведения — часто принимают сканы и копии;
- банки и финансовые организации — принимают электронные копии на свое усмотрение;
- государственные органы — требования зависят от конкретного органа;
- суд, ГИБДД, военкомат — как правило, требуют оригинал документа.
Когда требуется оригинал характеристики
Оригинал характеристики чаще всего требуется при предоставлении документа:
- в суд;
- в ГИБДД;
- в военкомат;
- в органы опеки и попечительства.
В этих случаях электронная копия может использоваться только для предварительного ознакомления.
Электронная подпись на характеристике
Характеристика, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), может быть признана равнозначной бумажному документу, если принимающая сторона допускает такой формат.
На практике использование электронной подписи чаще встречается при взаимодействии с государственными органами через электронные сервисы.
Могут ли отказать из-за электронной формы
Да, отказ в приеме характеристики возможен, если:
- требуется оригинал документа;
- электронная копия не позволяет проверить подпись или печать;
- документ предоставлен без подтверждения подлинности;
- не предусмотрен электронный формат подачи.
В таких случаях рекомендуется оформить бумажный оригинал характеристики.
Что делать, если приняли только электронную копию
Если электронную характеристику приняли предварительно, рекомендуется:
- уточнить, потребуется ли оригинал позже;
- подготовить бумажную версию документа;
- сохранить электронную копию для подтверждения содержания.
Связанные причины отказа
Отказ в приеме электронной характеристики часто связан с другими причинами, такими как срок действия или неподходящий вид документа.
Рекомендуется ознакомиться с материалами:
Как избежать проблем с электронной характеристикой
Чтобы избежать отказа, рекомендуется:
- заранее уточнять формат подачи документа;
- использовать оригинал при обращении в государственные органы;
- применять электронную подпись только при ее допустимости;
- хранить бумажный экземпляр характеристики.
Если вы сомневаетесь, какой вид характеристики требуется и в каком формате ее предоставить, начните с обзора: Какие бывают характеристики.