Поля банковских кассовых документов заполняются в соответствии с формами и правилами, установленными Банком России. Заполнение реквизитов зависит от вида кассовой операции, применяемого документа и роли участника операции. При этом нормативные акты Банка России определяют состав полей и допустимое содержание, а практический порядок заполнения формируется с учётом внутренних правил кредитной организации.
Общий принцип заполнения полей
При оформлении банковских кассовых документов заполняются только те реквизиты, которые относятся к конкретной операции. Поля, значения которых не применяются в данной ситуации, остаются незаполненными. Такой порядок предусмотрен формами банковских кассовых документов и не считается нарушением.
Реквизиты, связанные с участниками операции
Часть полей банковских кассовых документов предназначена для указания лиц, участвующих в кассовой операции.
- в реквизите «От кого» указывается лицо, от которого принимаются наличные денежные средства; допускается указание дополнительной информации, включая наименование подразделения организации;
- в реквизитах, отражающих получателя средств, указываются данные лица, в пользу которого осуществляется операция;
- если операция совершается через представителя, используется информация о доверенности.
Отражение доверенности в полях документа
Если при внесении или получении наличных денежных средств предъявляется доверенность, в соответствующих реквизитах банковского кассового документа может указываться информация о доверенности. Как правило, это отражается словами «По доверенности» с указанием даты выдачи и номера доверенности при его наличии.
Участие представителя и значение доверенности при кассовых операциях рассматриваются отдельно.
Заполнение полей в зависимости от вида документа
Состав и назначение полей зависят от того, какой банковский кассовый документ применяется.
- при внесении наличных через банк используется объявление на взнос наличными с полями, отражающими источник поступления средств;
- при приёме и выдаче наличных в кассе банка применяются банковские кассовые ордера с реквизитами движения наличных;
- при передаче ценностей и инкассации используются документы с полями, фиксирующими состав и направление передаваемых ценностей;
- при валютных кассовых операциях применяются формы с реквизитами, относящимися к наличной иностранной валюте.
Типовые ошибки при заполнении полей
Ошибки при заполнении полей банковских кассовых документов чаще всего связаны не с формой документа, а с неверным пониманием назначения реквизитов.
- заполнение полей, не относящихся к конкретной операции;
- использование реквизитов не по назначению;
- указание сведений о доверенности при отсутствии полномочий представителя;
- попытка заполнить все поля формы независимо от характера операции.
Связь заполнения полей с выбором документа
Корректное заполнение полей невозможно без правильного выбора банковского кассового документа. В первую очередь следует определить вид кассовой операции, а затем использовать соответствующую форму Банка России.
Нормативная основа заполнения реквизитов
Состав полей и допустимое содержание реквизитов банковских кассовых документов определяются нормативными актами Банка России. Эти акты устанавливают требования для кредитных организаций и не содержат пользовательских инструкций по заполнению документов.