Акт сверки взаимных расчетов составляют для сопоставления данных учета между сторонами и согласования состояния расчетов за выбранный период. Документ формируется на основе первичных документов и отражает входящее сальдо, операции за период и итоговую задолженность, но не заменяет первичку и не подтверждает исполнение обязательств сам по себе.
Когда имеет смысл составлять акт сверки
Акт сверки обычно составляют в ситуациях, когда необходимо проверить корректность расчетов или зафиксировать согласованные данные. На практике его используют в следующих случаях:
- по окончании отчетного периода;
- перед закрытием года или инвентаризацией расчетов;
- при длительных договорных отношениях с большим количеством операций;
- при выявлении расхождений в учете;
- перед урегулированием спора или направлением претензии.
Подготовка к составлению акта сверки
Перед составлением акта сверки рекомендуется подготовить и проверить учетные данные. Для этого:
- определите период, за который проводится сверка;
- соберите первичные документы по расчетам с контрагентом;
- проверьте отражение оплат, поставок и услуг в учете;
- уточните, по какому договору или договорам проводится сверка.
На этом этапе важно устранить очевидные ошибки учета, чтобы они не попали в итоговый акт.
Как заполнить акт сверки
При заполнении акта сверки данные обычно отражают в следующей последовательности:
- указывают наименование документа и дату его составления;
- фиксируют стороны сверки и реквизиты договора;
- отражают входящее сальдо на начало периода;
- перечисляют операции за период с указанием дат и сумм;
- рассчитывают и указывают исходящее сальдо;
- делают отметку о наличии или отсутствии задолженности.
Данные в акте сверки должны соответствовать первичным документам, на основании которых они сформированы.
Проверка и согласование акта сверки
После заполнения проект акта сверки передают второй стороне для проверки. В процессе согласования:
- контрагент сопоставляет данные со своим учетом;
- при выявлении расхождений стороны уточняют причины;
- при необходимости вносятся корректировки или составляется новый акт.
Если расхождения устранить не удалось, акт сверки может быть подписан с разногласиями.
Подписание акта сверки
После согласования данных акт сверки подписывается сторонами. Подписывать документ должны лица, имеющие соответствующие полномочия. Вопросы о том, кто именно вправе подписывать акт и какие риски связаны с подписью, подробно разобраны в материале кто подписывает акт сверки.
Типичные ошибки при составлении акта сверки
На практике при составлении актов сверки часто допускают следующие ошибки:
- включение в акт операций без подтверждающих первичных документов;
- неверное определение периода сверки;
- смешение расчетов по разным договорам;
- использование неактуальных данных учета;
- подписание акта без фактической проверки данных.
Избежать этих ошибок помогает предварительная проверка учета и согласование данных до подписания документа.
Что делать дальше
Для понимания общего назначения акта сверки и его ограничений используйте практическое руководство «Акт сверки взаимных расчетов». Если вам нужен готовый бланк документа, перейдите на страницу акта сверки взаиморасчетов. Если акт формируется в программе, может быть полезен материал как сделать акт сверки в 1С.