Архивная справка

Архивная справка – документ, содержащий в себе информацию об имеющихся в архивах документах, а так же сведениях относящихся к предмету конкретного запроса, с обязательным указанием при этом поисковых данных.

Архивные справки в обязательном порядке составляются только на основе подлинников или заверенных копий документов. В данном документе отображаются названия единиц хранения, даты их составления, излагаются сведения из этих документов, соблюдая при этом хронологическую последовательность событий, но не самих документов, в которых они освещаются. В случае, если в архивной справке приводятся выдержки из документов, их необходимо заключить в кавычки. В случае, если в документе впервые упоминаются наименования организаций, структурных подразделений их следует фиксировать полностью. В некоторых случаях к справке могут прилагаться так же копии документов и выписки из них, которые подтверждают изложенные сведения.

После составления архивная справка требует подписи лицом, ответственным за архив, а так же руководителем предприятия, включая отображения печати предприятия. В случае, если справка составляется на нескольких листах следует заверить каждый лист документа. При необходимости к справке так же могут быть приложены подлинники документов (но это не является обязательным действием).